在企業(yè)的成長過程中，找到新的方式減少會(huì)議數(shù)量并提高會(huì)議效率至關(guān)重要。

一、將廚房計(jì)時(shí)器設(shè)定為30分鐘

大多數(shù)會(huì)議不會(huì)需要超過半小時(shí)時(shí)間。稍后再互相客套吧，人們都有工作要做。當(dāng)時(shí)間到了，會(huì)議就應(yīng)該結(jié)束。如果你不能完成你的會(huì)議目標(biāo)，你可以下次再開，你能做到嗎？如果會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)讓每個(gè)人提前知道會(huì)議內(nèi)容和目的，就可以保證每個(gè)人都有時(shí)間思考會(huì)議并加以準(zhǔn)備。

二、記得發(fā)會(huì)議議程

會(huì)前發(fā)送會(huì)議議程。可以讓兩件事情更清楚：會(huì)議將持續(xù)多久，涵蓋的會(huì)議主題是什么？堅(jiān)持做到這兩點(diǎn)。當(dāng)每個(gè)人提前知道要討論的話題和討論的時(shí)長，你將獲得一個(gè)更加有效的時(shí)間段。

三、列出5個(gè)要點(diǎn)—并圍繞展開

我在召開任何會(huì)議的時(shí)候，我會(huì)試圖寫下需要討論項(xiàng)目的5個(gè)要點(diǎn)，并圍繞展開。如果我有時(shí)間，我將用這些要點(diǎn)制定議程，通過電話與每個(gè)人分享。我無法告訴你有多少會(huì)議已經(jīng)變得讓人混亂迷茫，因?yàn)槿藗儠?huì)跑題，跑到與大多數(shù)參會(huì)人都無關(guān)的話題。我堅(jiān)持我的5個(gè)要點(diǎn)原則，因?yàn)槿魏紊儆谶@幾個(gè)要點(diǎn)的問題，實(shí)際上電話更容易解決了，而任何多于5個(gè)要點(diǎn)的問題則需要不止一次會(huì)議。

四、暫且擱置某些對話，以免你受到牽制

在任何會(huì)議的過程中，很容易突然被轉(zhuǎn)移話題。那些話題并不總是壞事—好的會(huì)議和對話應(yīng)該鼓勵(lì)新的想法和有效的要點(diǎn)。為了保證你仍然能夠達(dá)到會(huì)議的短期預(yù)定目標(biāo)，如果你注意到跑題的事情，允許他們簡單的進(jìn)行討論然后暫且擱置待會(huì)議結(jié)束后討論，或者干脆重新開會(huì)討論新的。過度死板的作風(fēng)會(huì)扼殺創(chuàng)新和創(chuàng)意，而這樣就幾乎不會(huì)造成頭腦風(fēng)暴與高效率會(huì)議的沖突，能夠很好地平衡二者。

五、站起來

站著開會(huì)，而不是坐著。人們很容易坐下拿起筆記本并拉開距離，這會(huì)讓會(huì)議持續(xù)更久，效率很低。當(dāng)人們站著開會(huì)時(shí)，他們會(huì)聚焦在當(dāng)前討論的話題，從而讓會(huì)議開的更快。

六、會(huì)議時(shí)間僅供決策

信息收集總是應(yīng)該在會(huì)前執(zhí)行完畢。通過電子郵件或者自動(dòng)反饋軟件詢問股東問題，然后將反饋帶到會(huì)議上。當(dāng)每個(gè)人都有所知曉時(shí)，團(tuán)隊(duì)就可以討論重要議題，創(chuàng)建新的行動(dòng)計(jì)劃而不是浪費(fèi)寶貴時(shí)間，就是要讓每個(gè)人都加快速度。

七、試試行走式會(huì)議

一種讓會(huì)議更加健康有趣的方法就是搞成行走式會(huì)議。通過這樣的方式，你可以離開辦公室，一邊討論關(guān)鍵的問題一邊欣賞美景。會(huì)議就從一項(xiàng)繁瑣的事情變成人們都可能期盼的事情。

八、提前強(qiáng)行宣布停止會(huì)議，使用25分鐘時(shí)段而不是30分鐘

我在我的谷歌日歷上將日程會(huì)議設(shè)定為25分鐘而不是30分鐘。也就是說，平均起來，我可以節(jié)省17%的時(shí)間，每個(gè)半小時(shí)會(huì)議節(jié)約了5分鐘。在任何電話會(huì)議或者3人以上的會(huì)議上，我在開始每個(gè)會(huì)議前都會(huì)說，“我會(huì)在某某結(jié)束時(shí)間之前強(qiáng)行停止會(huì)議，提前感謝各位圍繞此次話題展開討論。”提前打招呼有助于圍繞議程展開會(huì)議并充分尊重了每個(gè)人的時(shí)間。

九、提前多方搜集問題

我喜歡會(huì)議期間向人們派發(fā)一些紙張并請他們寫下他們想討論的問題。然后我會(huì)掃一眼他們的答案并將其歸結(jié)為幾類。這可以讓每個(gè)人都滿足于自己關(guān)心的話題能被提到，不會(huì)在試圖提出自己的話題時(shí)感覺怪異。

十、考慮對立想法

我總是邀請團(tuán)隊(duì)的其他成員——一個(gè)跟我看法不同的人加入會(huì)議。我相信這種看法的平衡有助于更好的長期決策。

十一、改變你的會(huì)議環(huán)境

每次改變你的會(huì)議地點(diǎn)，不僅可以保持興奮度，還能刺激新的想法和創(chuàng)新。將團(tuán)隊(duì)帶出去，去午餐地開會(huì)，到會(huì)議室或者你自己的辦公室開會(huì)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)打哈欠的人少了，有趣的深入討論多了。如果你的會(huì)議只是簡單用來通過一些新的事情，就不要浪費(fèi)時(shí)間召開全公司的正式會(huì)議。抓住幾個(gè)特定人員，出去繞著辦公樓走走，就能改進(jìn)會(huì)議行為。

資料整理：杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司