會(huì)議的必要性

　　什么情況下有必要開會(huì)，開會(huì)開得好是一種效率，開得不好就是浪費(fèi)時(shí)間。因此首先應(yīng)確定哪些情況下必須開會(huì)。
◆需要通過討論來獲得最佳的決策，需要開會(huì)。
◆需要聽取多方面的意見，獲得別人的支持需要開會(huì)。
◆需要聽取不同的意見，達(dá)成共識(shí)，共同完成某項(xiàng)工作需要開會(huì)。
◆傳遞會(huì)議的內(nèi)容復(fù)雜但是很重要，要求所有的人都要正確理解的需要開會(huì)。
◆身體語言和口頭表達(dá)在傳遞信息中起著重要的作用，可以激勵(lì)士氣。例如保險(xiǎn)公司，有一個(gè)層會(huì)，層會(huì)必須通過語言的表達(dá)，通過身體語言的動(dòng)作激勵(lì)士氣。這種情況也要開會(huì)。
◆匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)度，協(xié)調(diào)多方的合作需要開會(huì)。

　　什么情況下沒必要開會(huì)，開會(huì)需要花費(fèi)，需要人的時(shí)間和精力，每次召開會(huì)議之前應(yīng)該仔細(xì)地考慮，是否有必要開會(huì)，有沒有其他的方式可以比開會(huì)更有效。以下的情形就沒必要開會(huì)：
◆傳遞一般信息給許多人，你可以用電子郵件分發(fā)。
◆已經(jīng)有例會(huì)了，你可以安排在例會(huì)上討論。
◆資料未收集齊備或者起決定作用的人無法參加，不用開會(huì)。
◆你是決策的人，并且你應(yīng)該知道，讓其他人來參加可能會(huì)把事情復(fù)雜化，并且拖延時(shí)間。這種情況下，也不必開會(huì)。

會(huì)議的準(zhǔn)備

　　與會(huì)人選的確定，如果會(huì)議必須開，誰來開會(huì)，要看與會(huì)者是否能夠符合以下要求：
◆會(huì)議決策的執(zhí)行者或者會(huì)議決策的參與者
◆與會(huì)主題相關(guān)的專業(yè)人士能不能到場
◆開會(huì)時(shí)提供特定咨詢的人

　　【案例】
　　如果今天要開一個(gè)新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)，參加會(huì)議的人有哪些？決策者可能是總經(jīng)理，可能是比總經(jīng)理更高職務(wù)的董事。新產(chǎn)品開發(fā)的發(fā)布會(huì)，開發(fā)部的人是不是要參加？開發(fā)部的主管要參加嗎？銷售部要不要參加？采購部相關(guān)原料的采購是不是屬于相關(guān)人員要不要參加？同時(shí)開會(huì)時(shí)提供特定咨詢的人，是不是也要參加?
　　一個(gè)會(huì)議確定合適的人選很重要，跟這個(gè)會(huì)有關(guān)的或者參與決策的，或者是有協(xié)調(diào)部門的，有特定咨詢的人，你都要去考慮。會(huì)議的效果和與會(huì)者人選是否合適是非常相關(guān)的。如果剛才一個(gè)產(chǎn)品發(fā)布會(huì)采購部的人不在，這個(gè)原料在制造的過程中，可能會(huì)影響到價(jià)格，或者說這個(gè)原料可能要進(jìn)口或者現(xiàn)在可能是不好得到，因此產(chǎn)品定價(jià)就會(huì)稍微高一點(diǎn)。如果采購部的人不在，他怎么知道這個(gè)價(jià)格呢？市場部怎么來定價(jià)呢？所以會(huì)議的效果與參會(huì)者緊密相關(guān)。
　　人數(shù)方面呢？如果人數(shù)多的話，就要考慮是否所有人都需要從頭到尾參加，有的會(huì)議是列席，也可在某個(gè)階段參加，提供意見以后就可以離開，或者只參加相關(guān)的議題。

　　準(zhǔn)備會(huì)議的議程
　　寫明會(huì)議開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間：
◆給每一項(xiàng)議題分配時(shí)間，時(shí)間以分鐘來計(jì)算。
◆會(huì)議的議程應(yīng)具備的內(nèi)容：日期、開會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、會(huì)議的主題。
◆議程應(yīng)該事先發(fā)出，以便各部門提前準(zhǔn)備。 

通過以上講解，相信大家對(duì)組織會(huì)議的重要性也有了一定的了解，而我們杭州伍方會(huì)議服務(wù)總結(jié)的幾點(diǎn)希望對(duì)大家也有所幫助。