工作中，伍方會(huì)議服務(wù)常常組織或參加各種各樣的會(huì)議，如何有效傳遞信息，高效溝通，提高會(huì)議效率，一直是大家比較關(guān)注的一個(gè)話(huà)題，現(xiàn)結(jié)合公司精益管理的推進(jìn)，就會(huì)議的舉辦提出以下幾點(diǎn)建議，供大家參考：

一、明確會(huì)議目的。召開(kāi)會(huì)議一般有三個(gè)目的：溝通、協(xié)調(diào)和決策。針對(duì)會(huì)議目的我們應(yīng)選擇不同的參加人并準(zhǔn)備相應(yīng)的資料。目的明確也能明晰責(zé)任，這也有利于跟蹤會(huì)議結(jié)果落實(shí)情況。

二、準(zhǔn)確確定人員。會(huì)議的參加人員數(shù)量要適度，不能太多，層級(jí)不能相差太遠(yuǎn)，否則不可能做到暢所欲言、各抒己見(jiàn)。

三、會(huì)前形成議程。要在會(huì)議之前建立清楚的會(huì)議議程，在會(huì)前分發(fā)各參會(huì)人員，使與會(huì)人員了解會(huì)議的意義、目的、會(huì)議程序及相關(guān)事項(xiàng)，有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料。

四、會(huì)前充分準(zhǔn)備。參加會(huì)議前根據(jù)得到的會(huì)議議程作充分的準(zhǔn)備，包括收集信息、準(zhǔn)備資料，如要在會(huì)上發(fā)言不但要準(zhǔn)備發(fā)言材料，還要設(shè)想別人可能會(huì)提出的問(wèn)題并作好準(zhǔn)備。

五、廣泛收集信息。要以學(xué)習(xí)的態(tài)度去認(rèn)真傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)和建議，不輕易打斷別人，不被自己原有的立場(chǎng)所左右，不將自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于人。如果要公布既定的政策或決定等，應(yīng)在事前說(shuō)明不容討論。

六、遵守會(huì)議時(shí)間。要尊重別人的時(shí)間，開(kāi)會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí)，并要對(duì)每個(gè)議程定個(gè)大致的時(shí)間限制，一個(gè)議題不能討論過(guò)久，如不能得出結(jié)論可暫放以后再議，避免影響其他議題。如一個(gè)議題一定要有結(jié)論的話(huà)要事先通知與會(huì)人員，使他們有充分的思想準(zhǔn)備。

七、做好會(huì)議記錄。會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)形成一個(gè)準(zhǔn)確完整的會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議的各項(xiàng)決議有具體執(zhí)行人員及完成期限。如決議的完成需要多方資源共同參與，要在決議記錄中明確分工和要求，避免互相推諉，影響決議的完成。

八、會(huì)后跟蹤決議。會(huì)議的目的就是為了達(dá)成共識(shí)，解決問(wèn)題。因此要建立會(huì)議事后追蹤制度，對(duì)會(huì)議議定事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤;如有特殊情況也可及時(shí)發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能按時(shí)按要求完成。

資料整理：伍方會(huì)議服務(wù)