與會者是評估會議的最佳人選。他們對于會議內(nèi)容、會議中發(fā)生的事情以及主持人的表現(xiàn)都有所感受與反應(yīng)。會議中公開討論通常是得到與會者反饋信息的最佳方案。
雖然會議中與會者的直接反應(yīng)對于評估會議有一定的價值,但這種反應(yīng)勢必帶有迎合會議氣氛的色彩,要獲得與會者對會議的印象及自己的想法,伍方會議服務(wù)建議可以在會議結(jié)束后幾天之內(nèi),請他們填寫一份問卷。問卷要簡單,最好采取只提少數(shù)相關(guān)問題的辦法,測驗會議的主要意圖是否已被接受和理解。
除了這些有關(guān)的問題,問卷還應(yīng)設(shè)法發(fā)現(xiàn)與會者對以下問題的看法:
◆ 地點——位置是否適當?是否容易到達?是否有足夠的停車場?是否舒適?服務(wù)和飲食是否良好?工作人員的服務(wù)如何?
◆ 會議的組織——是否在開會前就對會議內(nèi)容已有所知?旅行安排的效果如何?座位安排是否滿意?日程表、選票、簡報等輔助資料是否做得很好?
◆ 會議——會議是否籌辦得很好?在會上能否看清楚、聽清楚?發(fā)言者是否給人深刻印象?輔助器材是否良好?有沒有足夠的時間提問?與會者是否覺得充分參與了會議?從會議中學到了什么?
◆ 后續(xù)行動——是否有正式的后續(xù)行動?如果沒有,是否應(yīng)當有這樣的行動?會議的直接結(jié)果是什么?是否打算采取進一步的行動?
籌辦人最好在確定了會議目的的前期策劃階段,就設(shè)計出一份問卷。對會議的策劃越投入,本來模糊的想法越有可能變得清晰。
資料整理:伍方會議服務(wù)