伍方會議服務(wù)去舉辦一個會議，也會有很多會務(wù)工作要安排，這些會務(wù)工作的各個細(xì)節(jié)都要認(rèn)真安排好，否則，任何一個細(xì)節(jié)方面出現(xiàn)紕漏，都會影響會議的順利進(jìn)行。

一、會議印刷品

會議印刷品可以把無形的會議產(chǎn)品描繪出來，使?jié)撛诘臅h參加者了解會議產(chǎn)品的內(nèi)涵，也可以使未參加會議的人們了解會議產(chǎn)品的結(jié)論性內(nèi)容。

在制作會議印刷時要注意印上會議及其舉辦者、組織者的形象識別（C.I）符號以樹立、培育會議及其舉辦者、組織者的品牌形象。例如，在信封、信紙、小冊子、廣告?zhèn)鲉蔚却黉N宣傳資料上印上會議本身、會議舉辦者和會議組織者的徽標(biāo)（logo）……

（一）會議內(nèi)容摘要（abstracts）

旨在會議前把預(yù)先安排的會議演講、講解等發(fā)言內(nèi)容的概要以及論文摘要匯集在一起而編成的書面資料。

會議內(nèi)容摘要的內(nèi)容可通過實現(xiàn)征集論文（call for papers）等途徑獲得。

征集論文和編輯會議內(nèi)容摘要是會議科學(xué)委員會（scientific committee）[或稱程序委員會（program committee）或?qū)W術(shù)委員會（academic committee）]的任務(wù)。

會議內(nèi)容摘要在會議前印刷制作完畢，在會議報到時發(fā)給與會者，供與會議者會前了解會議犯嚴(yán)重發(fā)言的內(nèi)容概要。

（二）會議資料匯編（proceedings）

指在會議后把會議中的演講、講解、論文、討論的總結(jié)、會議通過的決議、決定的書面資料匯編在一起而形成的書面資料。

它不僅對與會者很重要，而且對下列人士與機(jī)構(gòu)也很重要：

1.沒有與會的專業(yè)人士；

2.大學(xué)師生，圖書館；

3.有關(guān)（國際）組織，政府有關(guān)部門；

4.相關(guān)行業(yè)（行業(yè)最新成果）。

會議結(jié)束后應(yīng)盡快把會議資料匯編整理出來，印刷制作成冊，郵寄或把電子版發(fā)送給與會者，并可銷售給其他需要者，增加一些會議收入。由于計算機(jī)的迅速普及，更由于人們的環(huán)保理念的提高，推行無紙化辦公，目前越來越多的會議不再印刷，而是將所有制作成一張DVD光盤，會議注冊時發(fā)給代表。

（三）最終程序（fine program）手冊和會議指南

會議代表注冊時要得到一本會議的最終程序手冊，也包含與會者參加會議需要的會務(wù)安排方面的信息。在與會者報到時發(fā)給他們，便于他們挑選感興趣的報告和選擇參加各種活動。最終程序的主要內(nèi)容包括：

1.會議日程安排；

2.會議內(nèi)容摘要（abstracts）；

3.當(dāng)?shù)亟煌ò才疟恚?/p>

4.參加會議者名單（住房安排表）。

（四）其他會議印刷品

1.會議的票證

會議的票證包括參加各種活動的請柬、餐券和旅游票。

會議請柬的制作、因數(shù)的質(zhì)量要與會議的規(guī)格、檔次相一致。

會議請柬應(yīng)提前足夠的時間送寄給會議VIP、嘉賓、演講人，并與報名參加者注冊確認(rèn)后立即發(fā)給他們，使他們有充分的時間作好參加會議的準(zhǔn)備。

2.會議旅游小冊子

多數(shù)會議都安排有旅游、游覽節(jié)目。把旅游或游覽的線路、經(jīng)典及出發(fā)的時間、集合的地點安排等事先制作、印刷成旅游小冊子，在與會者報到時發(fā)給他們，作為旅游或游覽時的參考。會議旅游小冊子的制作、印刷的質(zhì)量也要與會議的規(guī)格、檔次相一致。

二、會議名卡

會議名卡是會議組織者制作的供與會者和會務(wù)人員佩戴作為會議通行憑證的物品。會議要為每位會議代表準(zhǔn)備一個名卡，會議代表憑此參加會議的各項活動。

（一）會議名卡的形式

1.胸卡：佩戴在胸部的名卡。

2.掛卡：佩掛在脖子上、懸吊在胸前的名卡。

3.ID卡：使用電腦技術(shù)把與會者資料數(shù)據(jù)存儲進(jìn)卡并可由電腦識別的名卡。

（二）制作和使用會議名卡時注意事項

1.名卡上的字要足夠打，使會議安全人員或其他工作人員從很遠(yuǎn)處就可以看清楚。

2.名卡應(yīng)選用統(tǒng)一印刷的紙片，厚度應(yīng)以能再鐳射打印機(jī)上打印為準(zhǔn)。其上印有會議名稱、會議舉辦的時間和地點、會議代表的姓名（國際會議還要加上國際）。最好只用會議名稱的縮寫，這樣字體可以選擇得大一些。

3.不同類型的人員的名卡最好用不同的顏色區(qū)分，類型可包括正式代表、陪同人員、工作人員、展覽人員等。有些會議為了突出貴賓的身份，采用特殊標(biāo)記如用紅色絲帶的方法區(qū)別。

4.普通的會議盡量不要采用貼相片和塑封的形式來制作胸卡。

5.請與會者把名卡佩戴或佩掛在正確的位置，以方便安全人員或其他工作人員檢查。

6.對名卡進(jìn)行編碼，對于重要的、安全性要求高的會議，伍方會議服務(wù)會在名卡上增加佩戴者的彩照，如果很重要的會議也會選擇用IC卡。

資料整理：小燴