舉辦任何活動(dòng)受限都要建立一個(gè)機(jī)構(gòu)，國(guó)際社團(tuán)會(huì)議申辦活動(dòng)也不例外。機(jī)構(gòu)建立后，伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)明確分工和責(zé)任，就可以開始工作計(jì)劃和申辦預(yù)算，接下來是要籌集申辦資金。

一、建立申辦機(jī)構(gòu)

申辦一個(gè)國(guó)際社團(tuán)會(huì)議，從最初的醞釀到申辦工作結(jié)束，通常需要一年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。為了保證申辦工作的成功，需要建立一個(gè)專門負(fù)責(zé)申辦活動(dòng)的機(jī)構(gòu)。申辦機(jī)構(gòu)通常包括組織委員會(huì)、程序委員會(huì)和秘書處。

（一）組織委員會(huì)

組織委員會(huì)是申辦活動(dòng)中的最高組織形式，是會(huì)議最重要的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。

1.人員組成

組織委員會(huì)通常由主席、副主席和委員組成，其成員應(yīng)主要由會(huì)議的主辦單位和承辦單位的領(lǐng)導(dǎo)組成，為工作方便，組織委員會(huì)也應(yīng)邀請(qǐng)主管單位的行政和外事部門的負(fù)責(zé)人參加。

2.主要職責(zé)

組織委員會(huì)對(duì)申辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的全部活動(dòng)負(fù)責(zé)，要制定申辦計(jì)劃，編制申辦預(yù)算和籌措申辦資金，還要經(jīng)常和國(guó)際社團(tuán)保持聯(lián)系，向他們通報(bào)會(huì)議籌備情況。組織委員會(huì)還要定期對(duì)會(huì)議秘書處的工作給予指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，保持申辦活動(dòng)順利進(jìn)行。組織委員會(huì)和程序委員會(huì)是平行機(jī)構(gòu)，組織委員會(huì)要妥善協(xié)調(diào)與后者之間的關(guān)系，盡量滿足后者所提出的各種要求。

（二）程序委員會(huì)

程序委員會(huì)負(fù)責(zé)申辦活動(dòng)中的全部專業(yè)問題。

1.人員組成

程序委員會(huì)通常由主席、副主席和若干委員組成。程序委員會(huì)是一個(gè)工作班子，而不是榮譽(yù)機(jī)構(gòu)，應(yīng)由該領(lǐng)域內(nèi)知名人士組成，其成員是與大會(huì)主題和各個(gè)專業(yè)會(huì)議的主題有關(guān)的學(xué)者、專家，該委員會(huì)應(yīng)包括我國(guó)國(guó)內(nèi)主要知名學(xué)者、專家，我國(guó)在國(guó)外工作的知名學(xué)者、專家也應(yīng)包括在內(nèi)。

2.主要職責(zé)

程序委員會(huì)負(fù)責(zé)與會(huì)議一切有關(guān)的專業(yè)活動(dòng)，具體任務(wù)是擬定會(huì)議的主題、議題和主要專業(yè)交流內(nèi)容，編制會(huì)議專業(yè)日程。

（三）會(huì)議秘書處

1、人員組成

秘書處是申辦活動(dòng)的常設(shè)機(jī)構(gòu)，它在組織委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)會(huì)議的全部申辦工作，秘書長(zhǎng)是整個(gè)會(huì)議申辦活動(dòng)中的關(guān)鍵人物，應(yīng)選擇年富力強(qiáng)，既熟悉專業(yè)，英語又好，并具有一定的行政管理和組織工作才能的人。

2、主要職責(zé)

秘書處應(yīng)定期將會(huì)議申辦情況以口頭或簡(jiǎn)報(bào)的形式向組委會(huì)報(bào)告，包括工作進(jìn)度、會(huì)議文件制作和其他有關(guān)活動(dòng)等。

（四）PCO

目前我國(guó)國(guó)內(nèi)許多機(jī)構(gòu)都沒有申辦國(guó)際社團(tuán)組織會(huì)議的經(jīng)歷，更缺乏有經(jīng)驗(yàn)的工作人員。

如果會(huì)議申辦成功，通常為申辦活動(dòng)而成立的各種機(jī)構(gòu)也就順理成章地成為籌備會(huì)議的相應(yīng)機(jī)構(gòu)。

二、制定申辦計(jì)劃

由于申辦時(shí)間通常在一年左右，申辦工作的內(nèi)容也并不復(fù)雜，因此組織委員會(huì)只要按國(guó)際社團(tuán)的要求，作出一個(gè)簡(jiǎn)單的申辦工作程序發(fā)給有關(guān)的機(jī)構(gòu)和人員，就可按這個(gè)工作程序展開工作。組織委員會(huì)在整個(gè)申辦期間要召開幾次工作會(huì)議，時(shí)間分別在開始策劃申辦活動(dòng)時(shí)、編制申辦報(bào)告前和申辦代表團(tuán)出發(fā)之前。

三、編制申辦預(yù)算

為了掌握這個(gè)歌申辦活動(dòng)的財(cái)務(wù)狀況，為下一步的籌資做好準(zhǔn)備，要盡快制作申辦活動(dòng)的預(yù)算。申辦預(yù)算通常包括三部分內(nèi)容：首先編制支出部分的預(yù)算；根據(jù)支出的情況編制籌資部分的預(yù)算；最后是預(yù)算總結(jié)。以下是申辦會(huì)議的主要支出部分。

（一）申辦文件制作費(fèi)用

1、會(huì)議申辦報(bào)告

各國(guó)為了表示對(duì)申辦工作的重視，也由于現(xiàn)代技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對(duì)申辦報(bào)告制作得都很精美，采用銅板紙印刷，配有多幅彩色照片。

2、輔助申辦材料

申辦活動(dòng)中使用的一些輔助申辦材料，用以加強(qiáng)申辦活動(dòng)的效果。在20世紀(jì)經(jīng)常使用的輔助材料時(shí)幻燈片和錄像帶，而在21世紀(jì)隨著多媒體技術(shù)的普及，申辦活動(dòng)主要的輔助材料演變?yōu)镈VD光盤，由于光盤一僅僅是提供給理事會(huì)的成員使用，制作的份數(shù)也不會(huì)太多，編輯費(fèi)也會(huì)很高。

（二）出國(guó)費(fèi)用

出國(guó)費(fèi)是指申辦人員出國(guó)申辦會(huì)議的支出，主要包括國(guó)際旅費(fèi)和在國(guó)外的食宿費(fèi)用。

1、國(guó)際旅費(fèi)是最大的支出

由于國(guó)際會(huì)議的舉辦特點(diǎn)，申辦活動(dòng)通常都發(fā)生在遠(yuǎn)離我國(guó)的歐洲或者美洲，國(guó)際旅費(fèi)就是在預(yù)算中的最大支出。由于參加現(xiàn)場(chǎng)申辦活動(dòng)的具體時(shí)間都是在一年前就確定了的，因此要盡早提前預(yù)定機(jī)票。

2、國(guó)外食宿費(fèi)用

目前我國(guó)的出國(guó)人員的食宿標(biāo)準(zhǔn)都是參照我國(guó)財(cái)政部的出國(guó)標(biāo)準(zhǔn)。以到美國(guó)為例，按我國(guó)現(xiàn)行的財(cái)政規(guī)定，在國(guó)外的食宿費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是每天每人90美元，也是一筆不笑的數(shù)目。

（三）活動(dòng)費(fèi)用

1、宴請(qǐng)費(fèi)用

為了尋求國(guó)際社團(tuán)理事會(huì)成員的支持，宴請(qǐng)他們也需要支付一定的費(fèi)用。

2、禮品費(fèi)

禮品費(fèi)用可根據(jù)經(jīng)費(fèi)是否寬裕進(jìn)行調(diào)整。

（四）接待費(fèi)用

是接待國(guó)際社團(tuán)人員來我國(guó)考察的費(fèi)用。

1、食宿費(fèi)用

2、宴請(qǐng)費(fèi)

3、國(guó)際旅費(fèi)

（五）其他費(fèi)用

除以上必要的開支外，申辦工作中還涉及人工費(fèi)用、辦公費(fèi)用和其他一些材料的費(fèi)用。

四、籌措申辦經(jīng)費(fèi)

（一）申辦資金屬于風(fēng)險(xiǎn)投資（高回報(bào)率伴隨高風(fēng)險(xiǎn)）

通常認(rèn)為會(huì)議產(chǎn)業(yè)是一個(gè)投資回報(bào)率很高的產(chǎn)業(yè)，但是高利潤(rùn)是伴隨著高風(fēng)險(xiǎn)。

（二）申辦活動(dòng)要有足夠的經(jīng)費(fèi)

從申辦活動(dòng)開始，就有經(jīng)費(fèi)支出，除了正常的辦公費(fèi)用，如上述，直接用于申辦活動(dòng)的費(fèi)用主要包括申辦材料的制作費(fèi)用、公關(guān)費(fèi)用、申辦人員的國(guó)際旅費(fèi)和在國(guó)外的食宿費(fèi)用以及接待國(guó)際組織人員來我國(guó)考察的費(fèi)用，這些費(fèi)用加起來應(yīng)該在人民幣30萬元左右。能否籌集足夠的申辦資金是申辦活動(dòng)能否成功的重要保證。

（三）申辦經(jīng)費(fèi)的主要渠道

世界上的許多國(guó)際申辦會(huì)議的啟動(dòng)資金是由政府支出。我國(guó)申辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的資金至今還沒有形成一個(gè)固定渠道，主要還是靠民間資金來運(yùn)作，以下是集中主要申辦經(jīng)費(fèi)的籌措渠道。

1、行政事業(yè)費(fèi)

目前我國(guó)許多機(jī)構(gòu)申辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的費(fèi)用主要出自事業(yè)費(fèi)。

2、PCO（與他們一起合作，要求PCO提供一部分申辦資金）

為了獲得充足的申辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)，會(huì)議組織者經(jīng)常在申辦階段就尋求和PCO的合作，要求他們提供一部分申辦資金，承諾會(huì)議申辦成功，該P(yáng)CO為唯一的會(huì)議承辦單位。

3、旅游機(jī)構(gòu)（提供禮品和旅游宣傳品）

隨著會(huì)議產(chǎn)業(yè)在我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的地位不斷發(fā)展，我國(guó)的旅游機(jī)構(gòu)開始逐漸重視支持本國(guó)的機(jī)構(gòu)申辦國(guó)際社團(tuán)會(huì)議，目前雖然由于體制上的原因旅游機(jī)構(gòu)還沒有貨的多少資金的支持，但是伍方會(huì)議服務(wù)會(huì)提供一些禮品和旅游宣傳品。

資料整理：小燴