安排定期例會

伍方會議服務在活動執(zhí)行中召開的會議包括：與會展項目發(fā)起人的一對一會議；與小組成員的一對一會議；小組的項目進展會議；解決問題的會議；協(xié)同者的協(xié)調會議；與客戶的通報會議等。這些會議有助于審查項目進度、改進工作過程、清楚障礙、解決問題。要注意會議議題必須明確，且只讓相關人員參加。

由獨立方進行評審

對于所有審計工作，應任命一位專職審計員。對小組工作，應由獨立方進行評審。對不可量化的工作進度也應由獨立的一方進行估計。描述團隊評審會議的結果，應有現(xiàn)成的實施計劃。實際項目成本應能很好地同計劃成本進行對比。

管理落實到個人

每個項目成員都有自己的任務。對所有團隊成員都進行了掙值分析(earned value analysis)培訓。以積極的方式處理個人問題。不應忽視曠工、人員調整等情況。調任或終止工作的項目成員，應有交接手續(xù)，或留下書面說明。

連續(xù)詳盡的項目記錄

應有日常的備忘錄、階段性總結和里程碑事件報告。由項目實施者對工作的情況進行13記錄。延誤的原因和其他問題除了在進度報告中說明外，還要記錄在項目筆記中。對于那些預計對項目績效會有嚴重影響的情況，在進度報告中要用“小紅旗”表示出來。進度報告應以合適的增加量進行分發(fā)。

及時處理“意外”事變

應遵循變更程序。當對一個風險任務未留應急儲備時，應采取預防措施減小風險；當意外資源短缺時應及時處理；鼓勵團隊成員提供有關潛在問題的“預警”。

統(tǒng)籌安排項目任務

管理好關鍵路徑上的活動，以便按時完成，最好是提前完成具有浮動時問的任務。應盡可能用最短的時間完成，保留浮動時間用于處理無法預料的問題。所有工作在項目上的小時數(shù)都能回頭追溯到該項目，包括義務加班的小時數(shù)。對偏離目標的任務應編制糾正措施，并報批準。不應僅僅用線性預測來估算剩余工作。

營造良好的工作氛圍

在項目團隊中應有一種公開討論和調查的氣氛，應保持最低的競爭。給團隊成員的備忘錄需帶有“請回復(RSVP)”字樣，以保證他們收到。對于可能影響職能部門經理的變更，應通知他們。項目經理應使所有團隊成員盡可能全面地了解項目的有關信息。對比原計劃要好的執(zhí)行情況或創(chuàng)意應該鼓勵，以保持良好的團隊士氣。

進行有效的決策

伍方會議服務在決策的過程中都盡可能在項目最低級制定，以減少失誤，避免瞎指揮。適當?shù)臅r候采用集體決策，但不是任何時候都需要。對采取項目經理負責制的會展項目，項目經理的決策應無條件接受。