伍方會(huì)議服務(wù)預(yù)算中的會(huì)議固定支出主要包括初期申辦費(fèi)用、市場(chǎng)宣傳費(fèi)、考察活動(dòng)的相關(guān)費(fèi)用、征文、通知印刷和郵寄的費(fèi)用、特邀演講人的參會(huì)費(fèi)用、會(huì)議機(jī)構(gòu)有關(guān)活動(dòng)的費(fèi)用、會(huì)場(chǎng)和設(shè)備的租金、基本辦公費(fèi)用、人工費(fèi)用、會(huì)議工作人員的參會(huì)費(fèi)用等項(xiàng)。

（一）申辦費(fèi)用

主要是指在申辦和“競(jìng)標(biāo)”會(huì)議時(shí)所支出的費(fèi)用。這筆支出的用途和金額已在第五章中有詳細(xì)論述，這里不再重復(fù)。需要指出的是，目前我國在申辦國際會(huì)議時(shí)費(fèi)用大部分來自行政事業(yè)費(fèi)，因而在編制會(huì)議預(yù)算時(shí)經(jīng)常不將這筆費(fèi)用計(jì)入會(huì)議的總支出中。

（二） 公關(guān)宣傳費(fèi)用

1.在權(quán)威雜志上刊登廣告

選擇所舉辦會(huì)議領(lǐng)域中最有權(quán)威的雜志，刊登廣告可以收到很好的效果，雖然有時(shí)廣告費(fèi)很貴。

2.在類似內(nèi)容的會(huì)議上散發(fā)會(huì)議通知

第一輪、第二輪會(huì)議通知、招貼畫等宣傳品的印刷當(dāng)然是需要費(fèi)用的，郵寄需要郵寄費(fèi)，在相近的其他國際和國內(nèi)會(huì)議上散發(fā)也需要一些食宿、交通等費(fèi)用，在美國若舉辦一個(gè)預(yù)計(jì)千人的會(huì)議，征文通知書的數(shù)量起碼也在10萬份，有的甚至多達(dá)百萬分。

3.會(huì)議網(wǎng)頁費(fèi)用

制作一個(gè)只提供信息的網(wǎng)站要不了多少錢，但要建立互動(dòng)式的網(wǎng)站，代表可以在網(wǎng)上提交論文、注冊(cè)和付費(fèi)，代表和有關(guān)機(jī)構(gòu)還都可以隨時(shí)上網(wǎng)查閱各種信息，費(fèi)用就比較昂貴了。

4.制作會(huì)議的網(wǎng)頁

邀請(qǐng)媒體記者參加會(huì)議新聞發(fā)布會(huì)、請(qǐng)媒體記者幫忙作會(huì)議宣傳是需要支付一定的費(fèi)用的，，主要包括場(chǎng)地費(fèi)、飲料費(fèi)、媒體記者的“車馬費(fèi)”，有時(shí)請(qǐng)媒體記者吃飯還需要餐飲費(fèi)。

（三）辦公費(fèi)用

整個(gè)會(huì)議籌備期間要支出大量的辦公費(fèi)用。

1.購置辦公設(shè)備費(fèi)

會(huì)議秘書處購置的直接為會(huì)議服務(wù)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)和復(fù)印機(jī)等設(shè)備。數(shù)碼相機(jī)、計(jì)算機(jī)投影儀和攝像機(jī)等設(shè)備是否計(jì)入到會(huì)議的開支中，要根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)和財(cái)務(wù)部門的批準(zhǔn)。

2.基本辦公費(fèi)

是指租用辦公室的費(fèi)用、文具費(fèi)、交通費(fèi)、復(fù)印費(fèi)和招待費(fèi)等。

3.通訊費(fèi)

十年之前傳真還是舉辦國際會(huì)議時(shí)的主要的通訊手段，那時(shí)組織一個(gè)上千人的國際會(huì)議，傳真費(fèi)用高達(dá)幾萬元。隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用到會(huì)議籌備中，傳真費(fèi)用占會(huì)議總支出的比例越來越少。將來的發(fā)展趨勢(shì)是通訊費(fèi)用進(jìn)一步減少，在預(yù)算中有可能把它合并到辦公費(fèi)用中去。

4.財(cái)務(wù)管理費(fèi)

是付給為會(huì)議提供會(huì)計(jì)服務(wù)工作的機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)服務(wù)費(fèi)。

（四）人工費(fèi)用

是指支付給會(huì)議工作人員的工資、獎(jiǎng)金和其他福利費(fèi)用。

1.專職工作人員的工資，醫(yī)療保險(xiǎn)，通訊費(fèi)用等。

2.兼職人員的勞務(wù)，交通和通訊費(fèi)

會(huì)議機(jī)構(gòu)中的大部分工作人員都是兼職人員。在長(zhǎng)達(dá)幾年的國際會(huì)議的籌備期間，他們大量的業(yè)余時(shí)間和節(jié)假日被占用，應(yīng)按規(guī)定發(fā)給他們審稿費(fèi)、編輯費(fèi)和勞務(wù)費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。

3.會(huì)議期間臨時(shí)員工的勞務(wù)費(fèi)、交通和通訊補(bǔ)助

會(huì)議期間需要聘請(qǐng)大量的臨時(shí)工作人員，他們每天的工作時(shí)間一般長(zhǎng)達(dá)十幾個(gè)小時(shí)，應(yīng)按規(guī)定發(fā)給他們勞務(wù)費(fèi)。為降低會(huì)議成本，一般不安排臨時(shí)工作人員的住宿，可適當(dāng)發(fā)放交通補(bǔ)助。通常單位是不給職工報(bào)銷手機(jī)費(fèi)的，但在舉辦會(huì)議的特殊時(shí)期，應(yīng)給會(huì)議工作人員發(fā)放一定的通訊補(bǔ)助。

4.翻譯費(fèi)用

國際會(huì)議需要書面翻譯和口頭翻譯，需要支付翻譯人員的翻譯費(fèi)。有些國際會(huì)議安排同聲傳譯，還要支付同聲傳譯譯員的費(fèi)用。如果是以中文為同聲傳譯橋，譯員的價(jià)格就會(huì)相對(duì)便宜；如果是以其他語言為傳譯橋的。

（五）PCO的服務(wù)費(fèi)

是指付給PCO的服務(wù)費(fèi)用，具體采用哪種方式，取決于會(huì)議組織者和PCO合同的規(guī)定，如果商定的是一筆費(fèi)用一次性支付，那么這筆費(fèi)用可計(jì)算在固定支出中。

（六）會(huì)議機(jī)構(gòu)的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)

整個(gè)會(huì)議的籌備期間，會(huì)議的各委員會(huì)和秘書處要定期開會(huì)。

（七）征文通知書費(fèi)用

在本城市舉辦會(huì)議雖然也需要到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察，但是基本不需要花費(fèi)多少費(fèi)用；在異地舉辦會(huì)議，特別是在我國舉辦國際組織的國際會(huì)議時(shí)，會(huì)前國際組織要派人前來考察，檢查東道國對(duì)會(huì)議的各個(gè)方面的準(zhǔn)備工作，這部分的費(fèi)用iu比較客觀了，主要包括旅費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)和交通費(fèi)。

（八）考察活動(dòng)費(fèi)用

作為會(huì)議邀請(qǐng)演講人參加會(huì)議是免費(fèi)的，他們不用交納會(huì)議注冊(cè)費(fèi)，有時(shí)會(huì)議還要承擔(dān)他們的其他參會(huì)費(fèi)用。

（九）特邀大會(huì)報(bào)告人的參會(huì)費(fèi)用

會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)主要是指來自會(huì)議主辦單位和承辦單位以及國際組織的負(fù)責(zé)人，如國際組織的主席、秘書長(zhǎng)等人員，會(huì)議要為這些負(fù)責(zé)人支付參會(huì)費(fèi)用，支付的費(fèi)用種類和標(biāo)準(zhǔn)語會(huì)議特邀演講人基本相同。

（十）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的參會(huì)費(fèi)用

伍方會(huì)議服務(wù)把會(huì)場(chǎng)和設(shè)備租金這兩部分支出也可以計(jì)入固定支出，因?yàn)橹挥刑厥庠虿艜?huì)有可能使會(huì)議的規(guī)模增加或者縮小很多從而調(diào)整會(huì)場(chǎng)。通常租用會(huì)場(chǎng)和設(shè)備的費(fèi)用相對(duì)是比較高的，特別是舉辦高檔公司會(huì)議時(shí)，需要使用大量的試聽設(shè)備，極大地增加會(huì)議的支出。

資料整理：小燴