伍方會議服務，通過舉辦過多次會議，在會前、會中認為一般都會需要印刷一些宣傳品及會議資料主要有以下這些：

印刷項目

會前： 大會專用信封、信紙。

　　     宣傳品--海報、會議通知、報名表。

會中： 大會節(jié)目手冊；

其他： 名牌、與會證書、感謝狀、晚宴邀請卡、餐券；論文摘要集／與會者名冊。

　依照會議規(guī)模及大會預算，以上有些項目可調(diào)整增減，例如：如果沒有很多經(jīng)費可以不用印制信封信紙；但如果籌備時間很長而經(jīng)費足夠的話，也有主辦單位印制第二次甚至第三次會議通知，用以提醒參加人員并加強宣傳。

會前使用的印刷品

  會前的準備工作需要用到很多的印刷品，一來可以統(tǒng)一大會形象，二來可以同時開展做宣傳。

信封、信紙

  先請一家合作良好的印刷設計公司設計符合大會主題的CIS(含大會logo、字體、色系等)，依照這個大會識別系統(tǒng)(CIS)去延伸設計其他相關印刷品，如此不但所有大會的印刷品有一致的整體感，甚至大會會場布置物，如指示海報、眉目板等也可使用這個CIS，加強與會人員印象。

  接著，就可以設計大會信封／信紙，當然現(xiàn)在大多使用電腦發(fā)信或e-mail聯(lián)絡相關事宜，但是有些正式函件或報告仍然使用大會信紙，而且寄發(fā)會議通知也必須使用信封。最好設計兩種尺寸的信封，可分別用來寄信件及會議通知之用。

宣傳品:  需要印刷的宣傳品包括：海報；會議通知（宣傳小冊）

印刷設計與制作

封面（海報、會議通知）

會議名稱、1ogo。

日期和地點。

主辦單位—由誰主辦。

摘要--簡單介紹內(nèi)容或主題。

大會標語。

內(nèi)容（會議通知）

  詳述會議內(nèi)容，特別強調(diào)重要的演講人及講題，并對發(fā)言人和講題詳細介紹，以鼓勵大家參加，主題要醒目，要讓讀者信服這個會議是有價值的，引起回響，大致內(nèi)容如下：

時間、日期和地點。

會議名稱。

主辦單位及協(xié)辦單位，或指導單位。

大會籌備委員會名單及秘書處。

主題。

會議主人邀請函。

誰應該參加和為什么。

演講人名字、職稱。

會場簡介

報名費用（包括內(nèi)容）

報名表

住宿資料

眷屬活動和相關旅游資料

特別活動

教育學分

設計大會宣傳小冊（會議通知）

  設計一份實用又精美的會議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會者留存，不僅用來宣傳，還可在將來讓人們律津樂道。

宣傳冊的主要內(nèi)容有：

將重要訊息放在封面

宣傳(廣告)時要有一致性，以這個主題為主

封面利用單一圖樣

選擇照片在大會宣傳小冊，說明目的

在照片下要說明

避免陳詞濫調(diào)

加強重點

以照片來代替圖案

不要?；ㄕ?/p>

使大會宣傳小冊看起來有價值感

在質量上要好

誠實以告

用信封郵寄大會宣傳小冊

提供報名方法

確定參加者對象及目標

利用封面引起興趣并著手行動

讓有意愿與會的人參與

人性化，引發(fā)興趣

利用別人推薦來增加可信度

  伍方會議服務在為自己準備會議手冊時，總結的經(jīng)驗，要在宣傳冊上列出優(yōu)點：

將活動名稱寫正確，如果可能，讓主題可以-看就獲益。

利用副標題加強效果，這個建議很重要，特別是當你每年年會或活動名稱都相同時。

例舉參加會議的優(yōu)點。

  建議參加會議的人簡述工作范圍和個人經(jīng)驗，讓別人知道哪些人參加會議獲益最大。在大會宣傳小冊中，25％~30％描述大會內(nèi)容，如果會議在最近舉行，不要害怕重復使用字句。包括演講者資料，盡可能讓閱讀的人了解演講者。利用過去與會者的推薦，讓人感覺可從會議中獲益。利用現(xiàn)在式第二人稱：例如"你將從……地方獲利"，用肯定句，不要寫不確定的字眼。

資料整理：旭芳