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一個(gè)成功的招商會(huì)議，與招商會(huì)組織者在會(huì)議籌備階段、召開階段和會(huì)后跟進(jìn)階段大量細(xì)致、繁雜、辛勤的工作是息息相關(guān)的，其中首要的步驟就是會(huì)議的籌備階段。 招商會(huì)議籌劃方案作為會(huì)議組織的綱要，主要圍繞如下三個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行。
1．確定會(huì)議目的、名稱、規(guī)模
招商會(huì)議由于有其獨(dú)特的個(gè)性，因而不論以何種方式進(jìn)行，其目的就是為了招商引資。圍繞這個(gè)目的，招商組織根據(jù)掌握的各種信息，公司的投資動(dòng)態(tài)，以及行業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，根據(jù)具體要求確定會(huì)議場(chǎng)地，再根據(jù)邀請(qǐng)客商的人數(shù)多少等因素確定招商會(huì)的形式及規(guī)模。
2．確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)場(chǎng)，邀請(qǐng)客商
招商會(huì)議時(shí)間的確定，除需考慮到會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間外，還要注意與會(huì)者的到場(chǎng)時(shí)間，我方人員的工作情況，協(xié)作機(jī)構(gòu)和新聞機(jī)構(gòu)的聯(lián)系等情況作通盤考慮。與會(huì)議時(shí)間相關(guān)的會(huì)期安排，要根據(jù)緊湊、連續(xù)的原則進(jìn)行，并制訂詳細(xì)的計(jì)劃安排表，既要嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)間，力求高效，又必須使招商會(huì)議時(shí)間安排合理，讓組織者有充足時(shí)間介紹情況，參會(huì)客商有充裕時(shí)間提問、洽談和進(jìn)行投資探討，達(dá)到預(yù)期目的。
招商會(huì)議地點(diǎn)(即會(huì)場(chǎng))的選擇，應(yīng)依據(jù)會(huì)議的目的、規(guī)模及合作機(jī)構(gòu)的協(xié)助來確定。會(huì)場(chǎng)座位通常以略多于到會(huì)人數(shù)為好。如果會(huì)場(chǎng)太小，人員擁擠，影響會(huì)場(chǎng)秩序；會(huì)場(chǎng)過大，則顯得稀稀拉拉，沖淡會(huì)議氣氛，兩者都會(huì)影響會(huì)議效果。 同時(shí)，在確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期及會(huì)議地點(diǎn)時(shí)，還要綜合考慮人的心理素質(zhì)、人體生理活動(dòng)、周圍環(huán)境影響這三種因素。一般來說，會(huì)期安排在上午8～11時(shí)，下午2:30～5時(shí)，會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)選擇在金融、工商界活動(dòng)較為集中、交通便利、停車方便的地域?yàn)橐恕?nbsp;
3．編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算
通過編制會(huì)議費(fèi)用預(yù)算，對(duì)于所需的總費(fèi)用有一個(gè)大致的估算，并可有計(jì)劃地分配會(huì)議的各項(xiàng)費(fèi)用，防止超支和浪費(fèi)。招商會(huì)議的費(fèi)用通常包括場(chǎng)地租金、設(shè)計(jì)費(fèi)用、工作人員費(fèi)用、聯(lián)絡(luò)及交際費(fèi)用、差旅費(fèi)、住宿費(fèi)、宣傳費(fèi)用、器材租金、運(yùn)輸和保險(xiǎn)費(fèi)用等，要根據(jù)會(huì)議所要達(dá)到的效果來考慮這些費(fèi)用的標(biāo)準(zhǔn)。
籌劃方案形成并取得主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，下一步工作是盡快形成強(qiáng)有力的招商會(huì)務(wù)班子，以便形成具體細(xì)致的工作方案，分工協(xié)作予以實(shí)施。
