會議記錄和會議紀(jì)要二者的主要區(qū)別是：第一,性質(zhì)不同：會議記錄是討論發(fā)言的實錄,屬事務(wù)文書.會議紀(jì)要只記要點,是法定行政公文.第二,功能不同：會議記錄一般不公開,無須傳達(dá)或傳閱,只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱,要求貫徹執(zhí)行.

會議紀(jì)要是在會議記錄的基礎(chǔ)上,對會議的主要內(nèi)容及議定的事項,經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀(jì)實性和指導(dǎo)性的文件.

會議紀(jì)要根據(jù)適用范圍、內(nèi)容和作用,分為兩種類型：(1)工作會議紀(jì)要.(2)協(xié)商交流性會議紀(jì)要.

會議紀(jì)要由標(biāo)題、日期、正文三部分組成.

(1) 標(biāo)題

由會議名稱和文種組成.如《全國高校大學(xué)語文教學(xué)研討會紀(jì)要》.

(2) 文件日期

成文日期通常寫在標(biāo)題之下,位置居中,并用括號括起.也可在文末右下角標(biāo)明日期.

(3) 正文

正文可寫三部分,也可只寫前兩部分.

①在開頭部分應(yīng)扼要地敘述會議概況.如會議的名稱、目的、時間、地點、人員、議程及主要收獲等.

②主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務(wù)要求等.

一般有三種寫法：

一是概述法.即把會議上的發(fā)言內(nèi)容、討論情況總結(jié)到一起,概述出來.這種寫法適用于小型會議.

二是發(fā)言記錄式寫法.按照會上發(fā)言順序,摘錄每個人發(fā)言的主要內(nèi)容.此寫法主要用于座談會紀(jì)要.

三是歸納法.就是把會議中研究、討論的內(nèi)容歸納成幾個問題來寫.適用于規(guī)模較大、內(nèi)容復(fù)雜的會議.寫作時,可根據(jù)表達(dá)內(nèi)容的需要,分條列項寫或擬小標(biāo)題分部分、分層次寫.

總之,無論是哪種寫法,都要圍繞會議中心和目的選材、剪裁,突出重點.

③結(jié)尾的內(nèi)容通常是提出希望、號召,要求有關(guān)單位認(rèn)真貫徹會議精神.也可以在寫完主體部分后即全文結(jié)尾.

特點.

1．內(nèi)容的紀(jì)實性.會議紀(jì)要如實地反映會議內(nèi)容,它不能離開會議實際搞再創(chuàng)作,不能搞人為的拔高、深化和填平補(bǔ)齊.否則,就會失去其內(nèi)容的客觀真實性,違反紀(jì)實的要求.

2．表達(dá)的要點性.會議紀(jì)要是依據(jù)會議情況綜合而成的.撰寫會議紀(jì)要應(yīng)圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括.重點應(yīng)放在介紹會議成果,而不是敘述會議的過程,切忌記流水帳.

3．稱謂的特殊性.會議紀(jì)要一般采用第三人稱寫法.由于會議紀(jì)要反映的是與會人員的集體意志和意向,常以“會議”作為表述主體,“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現(xiàn).

會議記錄是當(dāng)事人記錄會議情況以供備查的一種文體.

一般會議記錄包括兩部分：一部分是會議的組織情況,要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人數(shù)、缺席人數(shù)、列席人數(shù)、主持人、記錄人等.另一部分是會議的內(nèi)容,要求寫明發(fā)言、決議、問題.這是會議記錄的核心部分.

對于發(fā)言的內(nèi)容,一是詳細(xì)具體地記錄,盡量記錄原話,主要用于比較重要的會議和重要的發(fā)言.二是摘要性記錄,只記錄會議要點和中心內(nèi)容,多用于一般性會議.

會議結(jié)束,記錄完畢,要另起一行寫“散會“二字,如中途休會,要寫明“休會“字樣