會務(wù)服務(wù)是什么？對于會議我們應(yīng)該不陌生，就算平時沒參加過，或多或少也聽說過，或則在我們所在的城市就會舉行大型會議活動。會務(wù)服務(wù)一般是指“為各類大、中型會議，展覽或團隊活動提供全程策劃執(zhí)行的一個綜合性服務(wù)項目。會務(wù)服務(wù)包括：會務(wù)旅游、會務(wù)設(shè)備租賃、會場搭建布置、演出服務(wù)、會務(wù)禮品、出國考察、拓展活動、公共關(guān)系、會務(wù)策劃、禮儀服務(wù)”等眾多服務(wù)項目。在了解了會務(wù)服務(wù)的一些具體服務(wù)類型之后，對于會務(wù)的具體流程是什么樣子的，涉及到哪些環(huán)節(jié)，以及一些具體的流程，想必大家還是沒有一個清晰的概念。下面杭州會務(wù)公司小編就給大家介紹一下會務(wù)的流程有哪些，主要會涉及到的會務(wù)環(huán)節(jié)及相應(yīng)流程，大家一起來看看吧！

 

會務(wù)流程

 

一、主要環(huán)節(jié)

總結(jié)我們提供會議服務(wù)的經(jīng)驗，一般而言，會議確定以及成功舉行，大多經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)：

1、策劃

提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨浮h回執(zhí)，我們過去的成功經(jīng)驗，都將成為您成功舉辦會議的基礎(chǔ)。

2、咨詢

在此階段，主辦方需求的了解，將與主辦方進行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型場地、餐飲場所及與預算相適應(yīng)的菜譜、會議交通流程、接待流程等。

3、考察

在雙方進一步取得互信后，會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频辍h場地、環(huán)境、交通車輛及所需的設(shè)備細節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進計劃、服務(wù)價格等內(nèi)容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務(wù)。

4、確定

這個確定的時間需要耐心與細致，得一一推敲設(shè)想出流程及預案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權(quán)利、義務(wù)與責任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。

5、執(zhí)行

嚴格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結(jié)束為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。

6、結(jié)算

雙方財務(wù)人員認真核對各類單據(jù)，嚴格按照協(xié)議執(zhí)行核算。

 

二、會議的相應(yīng)流程

 

會前服務(wù)

1、與會議主辦方洽談。

2、提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預案書給會議方。

3、派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

4、確定方案，簽訂合同，預付定金。

 

會中服務(wù)

1、會議接待：專人負責接機，車站的禮儀、火車站接站等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、紅毯等。

 

▲會議接待簽到處

2、會前準備：準備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。

3、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

 

▲會場燈光調(diào)試

4、會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。

5、會議餐飲：用餐時間、用餐標準及特殊客人（少數(shù)民族）的確認。

6、會議旅游：旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

7、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

8、會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。

 

▲會議代表合影留念

 

會后服務(wù)

1、活動結(jié)束后的撤場流程

2、會后的嘉賓旅行及吉他行程

3、活動結(jié)帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結(jié)帳

4、客戶資料收集回訪：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。

5、會后總結(jié)

6、復盤