摘要：杭州伍方會(huì)議服務(wù)根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，將會(huì)議分成兩類，一是內(nèi)部會(huì)議或工作會(huì)議；另一類則是商務(wù)性的會(huì)議。前者與會(huì)議產(chǎn)業(yè)沒(méi)有太大關(guān)系，它們基本上不使用社會(huì)資源；而后者通常要借助于會(huì)議產(chǎn)業(yè)鏈相關(guān)方的力量，才能達(dá)到預(yù)期的目的。所以我們說(shuō)的會(huì)議組織者，通常指的是組織后一種類型會(huì)議的機(jī)構(gòu)及其相關(guān)人員。
會(huì)議組織者與會(huì)議酒店，在會(huì)議產(chǎn)業(yè)鏈中，一個(gè)是采購(gòu)方，一個(gè)是供應(yīng)方。那么，會(huì)議組織者通常是通過(guò)什么途徑來(lái)找到適當(dāng)于自己的會(huì)議酒店的呢？這也是杭州伍方會(huì)議將要為大家介紹的。
    美國(guó)的會(huì)議組織者選擇會(huì)議酒店，首先是通過(guò)專業(yè)的會(huì)議公司。這類會(huì)議公司也被稱為site-selection firms(會(huì)場(chǎng)選擇公司)。美國(guó)排名最靠前的三大會(huì)議公司Experient、ConferenceDirect、HelmsBriscoe，其業(yè)務(wù)內(nèi)容除了為客戶提供會(huì)議解決方案之外，最主要的一項(xiàng)工作就是幫助客戶選擇合適的會(huì)議酒店；其次是通過(guò)專業(yè)的媒體和專業(yè)信息通道。美國(guó)有數(shù)十個(gè)會(huì)議相關(guān)的行業(yè)組織、20多種專業(yè)的會(huì)議刊物，再加上差不多每一個(gè)城市都有的、把會(huì)議組織者作為主要服務(wù)對(duì)象的會(huì)議及旅游局等等，信息傳遞的渠道是通暢的，傳遞的信息也可以說(shuō)是全面而準(zhǔn)確的。
    我們國(guó)家的情況與美國(guó)有著很大的不同。一個(gè)國(guó)家會(huì)議產(chǎn)業(yè)不發(fā)達(dá)的一個(gè)重要標(biāo)志就是其會(huì)議公司相對(duì)弱小。我們國(guó)家的情況就是這樣，第三方會(huì)議公司目前還沒(méi)有能力擔(dān)當(dāng)起這項(xiàng)工作。還有，我們的會(huì)議組織者及會(huì)議酒店方面的專業(yè)組織也才剛剛開始運(yùn)作；專業(yè)的媒體數(shù)量少而且影響力也不夠；各地的旅游局也沒(méi)有為本地酒店拉會(huì)議的職能。
    那么，我國(guó)會(huì)議組織者與會(huì)議酒店信息聯(lián)絡(luò)的主要紐帶是什么呢？《會(huì)議》雜志曾經(jīng)對(duì)參加“會(huì)議組織者聯(lián)誼會(huì)”活動(dòng)的社團(tuán)組織會(huì)議負(fù)責(zé)人進(jìn)行了一個(gè)簡(jiǎn)單的調(diào)查，結(jié)果顯示，在選擇會(huì)議場(chǎng)所時(shí)，“經(jīng)驗(yàn)和別人介紹”排第一位，其次是網(wǎng)絡(luò)搜索、找當(dāng)?shù)氐臅?huì)議服務(wù)公司、旅行社等。由此不難看出，我國(guó)的會(huì)議產(chǎn)業(yè)中信息的對(duì)稱程度很低。一直以來(lái)，好像沒(méi)有太多的人把“選擇會(huì)議酒店”當(dāng)作會(huì)議組織工作中“最大的難題”，更沒(méi)有很多人會(huì)去探究這種不對(duì)稱的信息傳遞模式所潛藏的危害。不得不說(shuō)的是，這種片面的、不充分的酒店選擇模式，對(duì)會(huì)議組織者獲得最優(yōu)的性價(jià)比、實(shí)現(xiàn)最佳的會(huì)議效果是不利的，對(duì)會(huì)議酒店業(yè)的發(fā)展也沒(méi)有正面的鼓勵(lì)作用。
    在健康的會(huì)議產(chǎn)業(yè)運(yùn)行模式中，產(chǎn)業(yè)鏈各方之間信息傳遞是通暢的，傳遞的內(nèi)容也應(yīng)該是全面的、準(zhǔn)確的。在一個(gè)相對(duì)公正透明的信息框架內(nèi)，會(huì)議組織者可以比較容易地找到合適的會(huì)議酒店。其實(shí)快速的選擇合理的會(huì)議酒店可以很大程度上降低企業(yè)的會(huì)議成本，像杭州伍方會(huì)議服務(wù)基本上與杭州85%的酒店都有合作關(guān)系，如果企業(yè)通過(guò)杭州伍方找酒店就能快速的找到合適的會(huì)議酒店，同時(shí)在成本上也得到了一定的控制。反過(guò)來(lái)，對(duì)于會(huì)議酒店來(lái)說(shuō)，在這種模式下，真正設(shè)施過(guò)硬、服務(wù)一流、性價(jià)比得當(dāng)?shù)膬?yōu)秀的會(huì)議酒店，一定能得到市場(chǎng)的普遍認(rèn)可。

從上可以看出，只要找到合理的選擇會(huì)議酒店的途徑，不管是對(duì)會(huì)議組織者還是會(huì)議酒店都是一個(gè)雙贏的局面。