摘要：隨著會議產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，很多城市出現(xiàn)了會展中心面積不足，從而影響到展會的順利開展，其實(shí)影響展會的不單單只有這個因素，還有其他很多因素都，下面是杭州伍方會議服務(wù)介紹的展會活動中有關(guān)會議費(fèi)用的預(yù)算。

在選擇位置時,應(yīng)考慮展位設(shè)計(jì)制作是否靠近會場的主要通道、洗手間、餐廳或小賣部，從遠(yuǎn)處能否望見展位,是否被鄰近較大的展位所遮蔽，主要競爭對手的展位設(shè)在何處等等。通常貴重的、重要的展品安排在進(jìn)口處右半部,較笨重的展品安排在底樓且接近出口處,較輕的展品安排在樓上,同類型的展品安排在鄰近展區(qū),考慮清楚后,就要盡快選擇一個最佳而又付得起租金的位置,火速向大會租用。因?yàn)檎刮坏淖庥?一般均采取先到先得的方式。在確定展位后,下一步便要考慮展覽展示哪些產(chǎn)品。

　　參展企業(yè)的產(chǎn)品往往品種、規(guī)格繁多,這時便要有所取舍。如果把產(chǎn)品全部展出,有可能收到相反效果。因?yàn)樘嗾蛊分粫拐古_顯得亂七八糟,參觀者看后,往往難以發(fā)現(xiàn)自己感興趣的產(chǎn)品。在選擇展出產(chǎn)品時,首先要考慮新產(chǎn)品,展覽會是宣傳介紹新產(chǎn)品的最佳機(jī)會。新產(chǎn)品通常放在展臺最顯眼的位置上,并運(yùn)用多種技術(shù)手段表現(xiàn)和強(qiáng)調(diào)其創(chuàng)新之處。其次要考慮選擇一些質(zhì)量較好、有代表性、在市場上有競爭力的商品參展。展出的產(chǎn)品在突出重點(diǎn)的前提下,應(yīng)盡可能多樣化,既有能滿足特殊需要的高檔品,也有供一般消費(fèi)的大路貨,以適應(yīng)不同消費(fèi)者的需要。選定展品之后,要把展品放在展臺最突出、最顯眼的中心位置,切忌喧賓奪主,讓過于華麗的裝飾物、過于耀眼的燈光、過于喧囂的音響,分散了顧客對產(chǎn)品的注意力。

在編制參展費(fèi)用預(yù)算時,一般要考慮到以下支出:
　　l.租用展覽場地的費(fèi)用。
　　2．廣告宣傳費(fèi).包括展前吸引參展客商和參觀者的各種媒介廣告費(fèi)用,展中發(fā)放各種廣告宣傳品如產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品使用說明書、產(chǎn)品廣告?zhèn)鲉?、促銷贈品、產(chǎn)品的試用樣品的費(fèi)用,展覽會上錄像播放、懸掛廣告橫幅和廣告宣傳畫的費(fèi)用等等。
　　3.展品的運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、供現(xiàn)場示范表演的產(chǎn)品費(fèi)用。
　　4.展臺的設(shè)計(jì)和建造費(fèi)用.包括展臺設(shè)計(jì)或再設(shè)計(jì)的費(fèi)用,展臺建造和裝飾整理費(fèi)用,展臺建造材料的購買和運(yùn)輸費(fèi)用,雇用專業(yè)公司或?qū)I(yè)人員的費(fèi)用等等。
　　5.展覽場地的聲、光、電、水、電話、空調(diào)、清潔場地、攝影照相等多種設(shè)備的費(fèi)用;展覽場地的家具、地毯、花卉及其它環(huán)境裝飾物的費(fèi)用。
　　6.公共關(guān)系活動的費(fèi)用。如召開新產(chǎn)品新聞發(fā)布會的費(fèi)用;招待記者對本企業(yè)產(chǎn)品及展位進(jìn)行采訪報(bào)道的交際費(fèi)用;邀請知名人士出席開幕式剪彩儀式的費(fèi)用;對重點(diǎn)客戶迎來送往、請客吃飯、租用賓館套房、安排旅游娛樂活動、預(yù)訂返程票、饋贈禮品的費(fèi)用;對于一般的潛在客戶或目標(biāo)觀眾開展聯(lián)誼活動的費(fèi)用,如贈送展覽會入場券、戲票,邀請參加文娛活動等等;在展覽會期間舉行產(chǎn)品技術(shù)研討會的費(fèi)用;聘請和培訓(xùn)展覽禮儀模特及產(chǎn)品示范操作人員的費(fèi)用等等。
　　7.參展人員的吃穿住行、郵政通訊、公關(guān)交際、工資津貼獎金等方面的費(fèi)用。
　　8．應(yīng)付偶發(fā)事件的處理費(fèi)用和其它雜支費(fèi)用。
四、展位、展臺的設(shè)計(jì)和布置.在做展位、展臺的設(shè)計(jì)和布置時,首要目標(biāo)是必須使其在很短時間內(nèi),抓住參觀者的注意力,激起他們的興趣,使他們不由自主地走到展位來。如何才能做到這一點(diǎn)呢? 　　

　　德國一位商展專家指出:“產(chǎn)品展示方法的趨勢,是設(shè)法使觀眾的視覺、聽覺及嗅覺獲得刺激,使他們進(jìn)人一個新的體驗(yàn)世界”。1999年初,在德國科隆舉辦的一次家電博覽會上,國外廠商展出的微波爐當(dāng)場烤制蛋糕,當(dāng)香氣撲鼻的蛋糕取出來送給參觀者品嘗時,誰不會心動想買一臺呢?還有一種全自動衣機(jī),參觀者可以把自己的外套當(dāng)場扔進(jìn)去洗滌,洗滌后取出的，外套不但已經(jīng)烘干，而且完全燙平,對這種能燙衣服的洗衣機(jī),誰能不感興趣呢? 目前很多商家在參展中不惜重金配備計(jì)算機(jī),利用三維動畫,反映產(chǎn)品的全貌及特征再加上簡潔的說明及圖表,.也是一種有效的展示辦法。對于房地產(chǎn)或大型設(shè)備,通常采用仿真模型展示法:它的最大好處是直觀,但模型必須與實(shí)際產(chǎn)品成一定的比例,這樣才能使參觀者有直觀的感覺。

　　在展臺展位設(shè)計(jì)方面,最佳創(chuàng)意是獨(dú)樹一幟,使自已在萬商云集的展覽會上一枝獨(dú)秀,脫穎而出,從而抓住參觀者的視線和注意力。同時展臺層次感也很強(qiáng),突出參展展品,因此非常成功。另外,每家公司的標(biāo)志、產(chǎn)品的特別造型及顏色,都可以成為設(shè)計(jì)創(chuàng)意,使人一眼望去就知道是哪家公司或哪種產(chǎn)品。展覽會策劃上,公司的名字或產(chǎn)品的商標(biāo)十分重要,應(yīng)放在顯眼的位置上,務(wù)求使觀眾留下較深印象。

參考資料：杭州伍方會議服務(wù)