摘要： 提到發(fā)言人， 我們總是先想到那些廣為人知的“大人物”，由他們來主持會議開幕儀式或在閉幕式上發(fā)表講話。然而，杭州伍方會議服務(wù)要告訴大家的是，在現(xiàn)實生活中，發(fā)言人并不是某個單一的概念。
       比如說，如果會議持續(xù)數(shù)日，那恐怕需要的就不單是某一個發(fā)言人。此外，如果會議還有好幾個分會，分會上還有座談會，那你就必須得有30至40個發(fā)言人。
      

發(fā)言人的挑選
       怎么開始和如何挑選會議發(fā)言人呢？其實，挑選發(fā)言人的工作從當(dāng)初制定會議的目的和目標(biāo)的那一刻就開始了。
        如果本次會議主要是展覽會的話，那么由于只有為數(shù)可數(shù)的幾次全體大會，所以要求發(fā)言人的人數(shù)不會太多，工作相對也就容易些。如果是教育性的會議，那么全體大會和分會就會比較多，要求的發(fā)言人人數(shù)也相應(yīng)增多。也就是說，不同的會議對發(fā)言人的數(shù)量和類型的要求是不同的。
       除會議目標(biāo)外，另一個主要影響因素是預(yù)算。會議發(fā)言人基本上可以分為兩類： 職業(yè)發(fā)言人和志愿發(fā)言人 
       大多數(shù)的協(xié)會和非盈利性機構(gòu)都沒有足夠的預(yù)算去邀請職業(yè)發(fā)言人作為會議的全部發(fā)言人。他們經(jīng)常會邀請業(yè)內(nèi)領(lǐng)袖或協(xié)會會員作為發(fā)言人。一些財力雄厚的大公司或大型協(xié)會則經(jīng)常邀請職業(yè)演講人。無論哪種情況，只要合適就行。當(dāng)然，如果會議是關(guān)于醫(yī)學(xué)研究或其他學(xué)術(shù)焦點問題的話，會議組織機構(gòu)則更傾向于邀請同行發(fā)言人。
       在美國，會議策劃者可以通過專門的演講者機構(gòu)或協(xié)會尋找職業(yè)演講人。演講者協(xié)會是職業(yè)演講人的經(jīng)紀(jì)公司或代理商。他們在收取一定的費用后就可以根據(jù)你的需要幫你找到合適的人選?！?/span>

初步選定演講人名單后，要對演講人的資格進(jìn)行一些調(diào)查。許多專業(yè)演講者都備有一個資料袋，內(nèi)有自己的簡歷、資格證書和推薦信，有的還有演講片段樣帶。
如果你要尋找一位具有煽動力的演講人，那么最好看一下他的演講錄像，因為演講者的演說技巧與演講內(nèi)容比較起來，如果不能說更重要， 恐怕也是同等重要。作為會議策劃者，你需要做好自己的功課，深入細(xì)致地進(jìn)行研究和分析。
       另外，你還可以請演講者協(xié)會來幫助挑選演講人。在某些情況下，考慮到預(yù)算或質(zhì)量等原因，志愿演講者也不失為好的人選。如果志愿演講者演講內(nèi)容豐富、有一定的演講經(jīng)驗并了解與會者的需要，選用他們沒有什么不好。當(dāng)然，有一點需要注意，即必須了解他們屬于哪個類型。一般說來，志愿演講者可能是某個領(lǐng)域的專家或知識淵博的學(xué)者，但由于缺乏一定的演講技巧，演講的效果可能會因之而打一些折扣。
        時間和日期是選擇演講人的第三個影響因素。那些聞名遐邇的著名演講人通常收費昂貴，而且需要提前幾個月甚至幾年和他們預(yù)約。
       這些職業(yè)演講人通常都會有一些巡回演講，按照正常情況，你或許付不起他們的演講費用，但是有時你可以利用他們的間歇時間，比如，某個著名演講人要在紐約的中午時分發(fā)表一個演講，按照日程安排，當(dāng)天晚些時候他才會飛離紐約，那么你就可以和他商議，請他參加你早餐時舉行的會議或招待會，或者請他出席晚宴。如果你代表的是一家非贏利性機構(gòu)，這些演講人很有可能會降低演講費出席你的會議。

確認(rèn)
        發(fā)言人一旦確定，你就要立刻和他們溝通并保持聯(lián)系。首先向他們發(fā)出邀請信，介紹你是誰，你代表什么機構(gòu)，與會人員有哪些，告知他們你的會議日期和安排以及你的想法等等所有相關(guān)事項。從這時起，演講人和你之間將會有一系列的聯(lián)系，他們將就演講費、交通安排、住宿、機場接送、餐飲開支、以及損失賠償?shù)认嚓P(guān)事項和你進(jìn)行
協(xié)商。

      在所有事項協(xié)商完畢后，按慣例你要發(fā)一封確認(rèn)信，表明雙方已經(jīng)達(dá)成協(xié)議。同時，在確認(rèn)信里再一次介紹一下你所策劃的會議和組織機構(gòu)也是一種明智的做法。
對那些志愿演講人，除演講費用外，其他程序都是一樣的。有些機構(gòu)會向志愿演講者提供演講前一天或是演講當(dāng)天的住宿，有的還包括當(dāng)日餐飲和其他費用，有時機票費用也會包括在內(nèi)。具體情況主要視預(yù)算和雙方約定。需要記住的是，如果你以后還想邀請他們或和他們繼續(xù)保持工作關(guān)系，你一定要按規(guī)定來辦事。

最后杭州伍方要說的是，不僅僅是主要發(fā)言人重要， 每一個發(fā)言人都非常重要。或許主要發(fā)言人演講非常精彩，但是如果另外30個發(fā)言人中有一個演講失敗的話，那與會者恐怕記住最多的是這個失敗的發(fā)言人。所以，會議策劃人員在挑選發(fā)言人時必須格外謹(jǐn)慎。