在會(huì)議策劃人的期望表中，排名最高的三項(xiàng)是費(fèi)用、日期和會(huì)議場(chǎng)地。如今，價(jià)格問(wèn)題決定著大多數(shù)談判的成敗。當(dāng)會(huì)議策劃人把費(fèi)用問(wèn)題當(dāng)做最重要的問(wèn)題來(lái)考慮時(shí)，會(huì)議中心的業(yè)務(wù)就會(huì)變得更加困難。杭州伍方會(huì)議服務(wù)在策劃中也發(fā)現(xiàn)了這些問(wèn)題。
     那原因是什么呢？國(guó)際會(huì)議中心協(xié)會(huì)（IACC）是這樣描述“會(huì)議中心”的：會(huì)議中心的特點(diǎn)是，一個(gè)價(jià)格包含所有的服務(wù)內(nèi)容，即“完全會(huì)議打包價(jià)”或稱(chēng)CMP（不要和“會(huì)議專(zhuān)業(yè)人員認(rèn)證”的CMP相混淆），這種服務(wù)是IACC所有成員都需要提供的。因此，當(dāng)會(huì)議策劃者只拿費(fèi)用作對(duì)比時(shí)，會(huì)議中心就可能不會(huì)被納入考慮的范圍之內(nèi)，因?yàn)樗麄兊馁M(fèi)用在紙面上看起來(lái)顯得更高。
　　但典型的情況是，會(huì)議中心一天一夜的費(fèi)用所包含的服務(wù)內(nèi)容，要比酒店多很多：全部會(huì)議空間、一日三餐、會(huì)間休息時(shí)不間斷的咖啡供應(yīng)、基本的A/V (包括LCD放映機(jī))以及額外的贈(zèng)送等等。會(huì)議中心的各種設(shè)施，都要符合IACC嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，即“通用標(biāo)準(zhǔn)”的要求。這些標(biāo)準(zhǔn)涵蓋了眾多的細(xì)節(jié)，包括會(huì)議有關(guān)業(yè)務(wù)占酒店整個(gè)業(yè)務(wù)的百分比(60%，每個(gè)會(huì)議的平均與會(huì)人數(shù)為75或更少等)、椅子的形制、隔墻的厚度、照明設(shè)備的方式、可使用的技術(shù)以及餐飲安排等。
杭州伍方會(huì)議策劃經(jīng)理指出，會(huì)議策劃人必須知道這些標(biāo)準(zhǔn)是什么。“知道在會(huì)議完全打包方案中應(yīng)該得到什么，并且確定所得到的服務(wù)中，哪些是打包標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)的，哪些是被強(qiáng)烈建議的，特別是涉及A/V和家具方面的服務(wù)內(nèi)容。”她說(shuō)。
　　要留住客戶(hù)，會(huì)議中心應(yīng)該再次強(qiáng)調(diào)他們是專(zhuān)門(mén)為會(huì)議而建造的，其工作人員也都是經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練的，他們可以幫助會(huì)議客戶(hù)在這里舉辦效果最好的會(huì)議。
IACC一直在努力證明會(huì)議的嚴(yán)肅性與創(chuàng)造完美會(huì)議環(huán)境的價(jià)值。“因?yàn)樗麄円呀?jīng)成長(zhǎng)起來(lái)了，在和酒店和度假村競(jìng)爭(zhēng)中，我們已經(jīng)具備了一定的優(yōu)勢(shì)，這也是我們應(yīng)該做到的?？梢哉f(shuō)，你在這兒既可以舉辦嚴(yán)肅的會(huì)議，還可以享受四星級(jí)酒店或度假村的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。但人們對(duì)此并不清楚，會(huì)議中心有必要重申：會(huì)議中心建設(shè)的最開(kāi)始也是最重要的目的，就是為了舉辦嚴(yán)肅會(huì)議，而且這此舉辦會(huì)議，可以最大限度地保持高層次。
　　杭州伍方會(huì)議認(rèn)為，會(huì)議策劃人在為今年晚些時(shí)候舉辦的會(huì)議摸底，但還沒(méi)有真正采購(gòu)。客戶(hù)預(yù)訂會(huì)議的時(shí)間一般在會(huì)前60～90天。“我們正在預(yù)定2月份的會(huì)議，可現(xiàn)在已經(jīng)是2月了。”她說(shuō)。“我們也在預(yù)訂3月和4月的會(huì)議，但5月的會(huì)議還是空白。我們6月份有一個(gè)會(huì)議計(jì)劃，這是迄今為止最讓人興奮的事兒。”
　　既然會(huì)議中心的報(bào)價(jià)是整體打包的，伍方強(qiáng)調(diào)會(huì)議策劃者應(yīng)當(dāng)關(guān)注會(huì)議的總費(fèi)用。“如果策劃者要求會(huì)議中心將其報(bào)價(jià)與其它會(huì)議場(chǎng)地做比較，他們很可能會(huì)發(fā)現(xiàn)會(huì)議中心更省錢(qián)，而且提供的環(huán)境更好。”
很顯然，整體打包價(jià)格讓會(huì)議中心沒(méi)有很大的回旋余地，但是他們可以調(diào)整打包方案的內(nèi)容，這就是可以商量的余地。但就是這一點(diǎn)，很多會(huì)議中心在制定整體打包方案時(shí)已經(jīng)考慮到了客戶(hù)提得最多的請(qǐng)求：允許參會(huì)人員有一個(gè)晚上可以外出用晚餐。傳統(tǒng)的打包方案讓參會(huì)人員全程呆在會(huì)議中心里，這樣在會(huì)議中心里購(gòu)物的人算起帳來(lái)更準(zhǔn)確，知道會(huì)議中心應(yīng)該提供幾頓飯。

杭州伍方認(rèn)為中國(guó)以后的發(fā)展趨勢(shì)也可能會(huì)這樣，所以我們可以采取一種新的模式，跟省內(nèi)的會(huì)議中心談合作，然后去接單來(lái)組織，類(lèi)似杭州金海岸文化傳播有限公司的模式，只不過(guò)他們要的是劇院，我們要的是會(huì)議會(huì)展中心。