所謂會議管理，就是指會議組織機構，主要包括協(xié)會、企業(yè)、政府等，對機構內部各種會議、活動等進行統(tǒng)一規(guī)劃和管理，以達到降低成本、提升效率、獲取更為優(yōu)質的服務等目的。
　　伍方會議服務發(fā)現(xiàn)在會議產業(yè)鏈中，會議組織機構處于最上游，其會議管理及運作模式對于下游乃至整個會議產業(yè)的健康發(fā)展都有著十分重要的影響。
　　協(xié)會會議。對于協(xié)會類機構來說，會議是他們行使協(xié)調與服務職能、擴大行業(yè)與社會影響力以及增加收入的主要手段。美國《會議與大會》雜志（Meetings & Conventions）2008年發(fā)布的統(tǒng)計結果顯示，2007年，美國各類協(xié)會類機構共舉辦一般性會議（meeting）22.7萬個，與會總人數(shù)達3750萬，開支總額為381億美元；舉辦大會（convention）1.37萬個，與會總人數(shù)為1970萬，花費達346億美元。美國協(xié)會類會議，從開支金額來看，約占會議市場總額的60%以上，因而在會議市場上占有無法取代的重要地位。會議管理是美國協(xié)會類機構長期以來高度重視的工作內容之一，他們能夠在會議市場上取得驕人的成績，與此有著直接的關聯(lián)。
　　我們國家的協(xié)會類機構（社團）所占市場份額雖然沒有美國那么高（根據中國旅游飯店業(yè)協(xié)會、《會議》雜志所作的“2008中國會議酒店市場調查報告”，我國會議組織機構所占會議市場的份額分別是：社團會議20%，政府會議25%，企事業(yè)單位會議占50%以上。），但作用也很重要。由于種種原因，我國的社團機構的很多方面與西方國家有較大差異，這其中就包括會議管理和會議運作的模式。
　　政府會議。在美國，政府會議數(shù)量較少，對會議市場影響不大，因而沒有這方面的統(tǒng)計數(shù)據。我們國家政府會議所占會議市場份額雖然較高，但其市場化程度較低，因而無法和市場化條件下的會議管理相提并論。目前，政府會議管理的重點，主要是加強政府采購以及增加電視、電話、網絡會議方面的選項等。
　　企業(yè)會議。企業(yè)舉辦的會議主要分為兩類，一是企業(yè)內部人員參加的會議，如董事會會議、股東大會、培訓會議、技術會議、獎勵會議及活動等；二是以產品、市場為核心的會議及活動，如新產品發(fā)布會與推介會、客戶聯(lián)誼會、代理商會議等。據美國《會議與大會》雜志統(tǒng)計，美國企業(yè)2007年共舉辦各類會議108.04萬個，總開支為300多億美元，與會總人數(shù)超過8400萬人。與比較成熟的協(xié)會會議管理相比，美國各大企業(yè)從開始實施會議管理（通常被稱為“戰(zhàn)略會議管理計劃”，SMMP）的時間不是很長，也就有十年左右的時間，但取得的成效卻非常顯著。2007年，美國國家商務旅行協(xié)會（NBTA，以下簡稱NBTA）團隊與會議委員會進行的一項調查表明，70%的企業(yè)不同程度地實施了SMMP ，這個數(shù)字比2003年翻了一番。從美國各大企業(yè)實施會議管理的成功案例來看，先不說那些不易量化的成果，如效率的提高、獲得的服務更為優(yōu)質等，單說平均節(jié)省會議相關成本20%（NBTA數(shù)據）這一項，就令人感到十分興奮。
　　除了一些國際品牌企業(yè)之外，我國本土絕大部分的企事業(yè)單位，雖然都很看重會議的工具性價值，但對會議的專業(yè)性普遍認識不足，更談不上研究會議或者對會議進行統(tǒng)籌管理了。
　　會議管理公司。美國協(xié)會及企業(yè)之所以能夠成功實施會議管理并取得優(yōu)異的成績，除了整體經濟發(fā)展水平以及自身的努力等因素之外，專業(yè)會議管理公司的作用功不可沒。作為連接會議產業(yè)鏈上下游之間的紐帶，會議公司在會議產業(yè)中可以發(fā)揮非常積極、能動的作用。我們從中美會議公司的稱謂上，就能夠比較清楚地發(fā)現(xiàn)兩國會議產業(yè)的一些重要差異。美國的會議公司通常被稱為“會議管理公司”（meeting management firm）、“活動管理公司”——event management firm等；而我國的會議公司一般的叫做“會議服務公司”、“會展服務公司”等。美國的會議公司著眼于全局，努力參與到客戶的戰(zhàn)略規(guī)劃和管理當中；而我國的會議公司則把主要的精力放在了會議組織流程的末端——會議服務上面，從根本上就把“被動”、“被選擇”與自己的命運捆綁在了一起，因而也就談不上用“戰(zhàn)略規(guī)劃”和“會議管理”的先進理念來影響自己的客戶了。

　　當然，我們國家的整體發(fā)展水平無法與西方發(fā)達國家相提并論，會議產業(yè)在很大程度上處于落后狀態(tài)也是一件很正常的事兒，但是，隨著我國會議產業(yè)的快速發(fā)展、社會經濟的不斷進步等，我國很多像我們伍方會議服務公司一樣的會議組織機構對會議重要性的認識必將會得到提升，作為發(fā)達國家會議產業(yè)成功經驗之一的會議管理的方法與策略，也一定會為越來越多的會議組織機構所借鑒。如果說政府和社團組織的會議還不能（完全）市場化運作，作為市場經濟主體的企業(yè)，則完全有理由、有條件率先關注、學習、應用發(fā)達國家的成功經驗，實施SMMP,并藉此進一步提升綜合競爭能力，為企業(yè)在未來市場格局中占據優(yōu)勢的地位，奠定更加堅實的基礎。