展臺布置是為了使展品突出，能吸引目標觀眾，更重要的是將展品的特點和優(yōu)勢傳達給目標觀眾。同時展臺布置要使參觀者有一種受歡迎的感覺，而不能是一種被拒絕、隔絕的感覺。

      為了保證展出效果，設計人員應當考慮展臺的布置工作，事先設計好布置方案，并介入參展者的展臺布置工作，給予指導、給予幫助。組織實地預展或使用立體模型比較費錢，可以使用平面圖紙，將展品、道具等按比例剪成拼塊，在圖紙上拼擺尋找最佳方案。展臺布置需要用心、有創(chuàng)新。

一、展臺布置技巧

1. 將產品分類，統(tǒng)一設計布局，造出聲勢

集體展出尤其應當考慮按產品類別統(tǒng)一設計、布局、布置，建立整體形象。同時因為不同的產品有不同的客戶，產品分類也有助于產品推銷和貿易洽談。如果是既對公眾開放又對商人開放的展覽會，在有條件的情況下，應分別安排商業(yè)展示區(qū)和公眾展示區(qū)。

2.從參觀者角度構思、安排、布置，而不是從參展企業(yè)即賣主的角度布置產品

比如將服裝放在包裝盒里陳列在展臺上，就不如拍攝一張模特兒穿著服裝有感覺的大照片掛在展臺里。前者是從賣主角度布置，后者是從買主角度布置，更能吸引買主注意。這需要設計人員了解目標觀眾是誰，參展企業(yè)希望為目標觀眾留下什么印象，目標觀眾希望知道有關產品的哪些問題等等。了解目標觀眾的興趣有助于設計人員布置出吸引目標觀眾的效果，有助于產品的參展成交。

3.突出重點展品

在一個展臺里可以展示很多展品。但是對于展出者和參觀者，有些展品更重要些，一般是新產品或成交額大的產品。設計人員在設計展臺時要了解這一點，在設計和布置時反映出來，給予適當?shù)奈恢煤兔娣e。越重要的展品應該越突出。在有些情況下，整個展臺布局是圍繞一件突出的展品。

4.顯示展品特性

找出可以吸引目標觀眾的展品特性，不同的展品特性需要用不同的布置手法方能顯示最佳效果。有些產品需要掛在展板上，有些需要放在地面上，有些需要玻璃柜；整個展臺，有些從一面看效果好，有些從四周看效果好；有些需要近處看，有些需要遠處看。使用何種布置手法在設計時就應予以考慮。比如珠寶首飾，漂亮、貴重、稀少，因此，要控制數(shù)量，分散布置，使每一件都顯得珍貴。非珍寶首飾，成批生產，價格低廉，因此可以大量堆砌，以顯得五彩繽紛。豪華轎車和珠寶一樣，需要突出，以顯示尊貴。高檔服裝要用模特兒撐著，用地毯、聚光燈襯托。抵擋服裝可以成串掛著、成堆放著。

5.將展品處于工作狀態(tài)或自然狀態(tài)，將產品的價值展示給其目標觀眾

這樣能活躍氣氛，能更容易地吸引參觀者的注意，能使參觀者更快地了解產品的特性，并使參觀者留下更深刻的印象。一串項鏈掛在模型脖子上比放在盒子里更能吸引注意，更能反映其特性和價值。家用紡織品布置在居室環(huán)境里比掛在架子上更能體現(xiàn)其特征，更容易留下印象。機械可以演示操作，顯示其性能和作用。

6.留有空間，不要堆積

將很多展品放的很近會大大降低影響力，降低吸引目標觀眾注意的可能性，降低目標觀眾對這些產品的記憶深度。解決辦法可以是選擇少數(shù)有代表性的樣品布置，留出充足的空間，其他產品通過資料介紹。

7.立體布置，不要平面布置

在展臺墻上垂直布置或在臺面上平面布置展品是比較笨拙的方法。可以使用不同高度的箱子或墩子錯落有致地布置展品，或者使用懸掛、支撐等方法造成立體布置效果。

8.使用色彩、照明、形狀等手法創(chuàng)造特殊視覺效果

一些產品比如農產品、五金工具等不易布置出效果。這時可以考慮使用一些特殊方法創(chuàng)造出效果。比如大量堆放蘋果，或者制作一個巨大的蘋果模型。

9.借助其他方式將產品的優(yōu)勢反映出來

視覺交流是產品參展的基本技術之一。有些產品靠外觀就能吸引注意，就能使人了解產品，比如首飾。但是有些產品不易通過外觀反映優(yōu)勢，需要借助其他手法。比如兒童食品，如果能配以因吃這種食品而長得健康的兒童的照片，產品的優(yōu)勢就被直觀地反映出來。如果是清潔劑，通過對比使用和未使用清潔劑的器具照片甚至實物，就可以直觀地反映出產品的特點和優(yōu)勢。

10.綜合使用各種手法，全面反映展品情況

展臺布置以展品為主，但是要充分利用圖片、說明、模型、聲像設備等加強效果，全面展示展品特征、特性及有關情況。比如展示飲料，可以考慮安排現(xiàn)場實物品嘗，并準備小包裝飲料免費散發(fā)，供參觀者拿回去品嘗；用地圖和照片反映產地；用大彩照、幻燈、大屏幕電視反映加工過程；用圖表表示不同的品種、等級的產量及市場；用樣品和照片反映各種最終產品和包裝等等。通過這些布置手法，觀眾就可以全面了解飲料情況。比如展示服裝，可以考慮用商店櫥窗布置方式布置展品；安排模特兒穿著展品表演；用剪樣本顯示所有使用的布料；用幻燈、錄像、照片反映加工過程，如果是手工制作，可以安排實際表演；用圖表反映產量及市場；用樣品和照片反映包裝。

標準展臺的布置隨意性大一些，定制展臺的布置一般需要設計人員的指揮、指導。集體展出時，一些參展者希望自己布置展臺，組織者最好提供統(tǒng)一的道具，并提出統(tǒng)一的布置標準要求。

二、展品布置構思

展品是展臺中心的、最重要的組成部分，是展臺工作的基礎條件。展品對展示效果和展出效果有著重要作用和意義。

1.展品選擇

為了取得良好的展示效果和展出效果，必須選擇合適的展品。選擇展品是一項重要的工作，有人甚至稱選擇展品是展覽最重要的工作之一。

但是這也是一個經常被忽略的工作，許多參展企業(yè)將這件工作視為程序性工作而不予以足夠的重視，結果常常犯以下錯誤：所選產品與展出目的不一致，產品無市場潛力，產品無供應潛力，產品不適于展示等。參展企業(yè)應當重視展品選擇工作，努力做好這項工作。

（1）展品選擇原則

A針對性

所謂針對性是指展品要符合展出的目的、方針、性質和內容以及展覽會的性質和內容.展品也要符合參展企業(yè)的目標,與展出目標無關的產品再好也不應該展出.大多數(shù)展覽會將展出內容限制在一定的范圍內,吸引對象也是這一范圍內的參觀者。為保證質量和效益,展覽會組委會要求參展企業(yè)將展出內容也限制在這一范圍內.有些情況下,展示內容也可以是綜合的。即使如此,也應該將展示范圍縮小到幾個有優(yōu)勢的專業(yè).如果缺乏針對性,展出效果一般不容易好,展出難以達到目的.

B.代表性

指展品能體現(xiàn)參展企業(yè)的技術、生產水平以及行業(yè)特點.

(2)選擇展品考慮因素

A參展企業(yè)的供應能力

參展企業(yè)的一些產品可能對市場很有吸引力,但是如果沒有生產、供應能力或潛力,就不應選擇展出。一般情況下,要選擇能充分生產、供應的產品展出.如果展示并無供應能力的產品,雖然可能吸引注意力、引起興趣,但是卻是浪費時間和費用.而且因為不能接受訂貨,可能會給潛在客戶留下遺憾甚至不好的印象。但是一切已計劃好,先展出宣傳,擴大影響,吸引興趣,然后產品大批量上市,迅速占領市場,則是生產消費品的大公司經常使用的手段,

B市場條件

指展品要符合市場的水平、消費習俗、技術標準、管制規(guī)定等條件.展出市場限制、禁止的展品一般不要展出,違反展出地的消費習俗,展出地禁忌的展品不要展出產品的設計、包裝、顏色等應符合展出地市場的習慣等.

C市場潛力

根據(jù)經濟水平、消費水平、消費習慣等分析判斷.如果展示無市場潛力的產品,比如在赤道地區(qū)展示取暖器不僅沒有意義,還可能被當作笑話,造成不良印象和影響,展出效果適得其反.

(3)展品選擇關系和矛盾處理

A.宣傳與貿易

從長期看.宣傳促進貿易.但是從短期看,宣傳和貿易有時是矛盾的。生產部門可能會要求展出顯示技術水平的產品,而銷售部門可能會力爭展示銷路好的產品。比如數(shù)控機床能反映一定的水平,對參展企業(yè)建立形象有益處,但是競爭對手多,成交可能不易。而普通機床則可能成交好,但是也容易給買主留下低檔的印象,對長期發(fā)展不利。要根據(jù)展出目標協(xié)調處理好這一對矛盾。

B.集體與個體

就集體展出而言,展品的整體水平要能體現(xiàn)展出(國家、地區(qū)、地方、行業(yè)等)的經濟水平和生產能力.集體展出組織者要根據(jù)宏觀需要,征集、選購展品,以加強展示和宣傳效果,為長期發(fā)展打基礎.因此集體展出的組織者會希望并要求展出顯示水平的產品以及成系列的產品.而集體展示的參展者多考慮實際成交，因此會希望展出可能成交的產品而可能不考慮水平和系列等問題.因而集體展出征集展品往往是一件困難的工作。為解決這一矛盾,組織者要向參展者說明建立整體形象的意義。并說明參展者本身顯示實力和檔次的作用。在有條件的情況下,提供運輸、場地等方面的優(yōu)惠條件。但是,根本的解決辦法還在于參展者具有長期發(fā)展觀念、有戰(zhàn)略意識.

C質量與數(shù)量

要注重產品質量.檔次低、款式落后、工藝陳舊、包裝差的產品不宜作為展品。質量不過關的產品、保密產品、仿造產品(違反專利法)不得展出.展品的數(shù)量要適當,,數(shù)量不多.品種不宜過雜。要有重點、要有系列,不要面面俱到,展臺不可空空蕩蕩,也不可雜亂臃腫。并避免給參觀者造成皮包商或小販的印象。但是如果是散發(fā)的紀念品,數(shù)量要準備充足。

D新產品與老產品

老產品可能已打開銷路,成交把握較大,因此,展臺人員可能愿意展示老產品.但是參觀者要展覽會的主要目的之一是了解新技術、新產品。另外,只有不斷推出新產品才能保住、擴大市場份額,因此,新產品或現(xiàn)有產品的新用途要作為產品選擇的考慮重點。需要注意的是新產品必須有良好的性能和很強的實用性.另外,試制品或半成品最好不要展示,這會使客戶去尋找競爭對手要求供貨。

E展品之間相沖突

集體展出時經常遇到內部不同的參展企業(yè)很可能展示相同的產品的問題,需要協(xié)調處理好這一矛盾.展出內容相同的參展公司之間容易產生矛盾甚至沖突。為避免這種情況,組織者應首先在籌備期間就鼓勵這些公司安排相配合的展品而不是完全相競爭的展品,這樣展示效果好,內部矛盾也少。其次,鼓勵參展公司之間的合作和協(xié)調精神,并提出相應的行為規(guī)范和約束。如果內部競爭不可避免,組織者主要是展臺經理應盡量全力公平地處理問題。

F 展品符合展示要求

有些產品不適于展示。也就是通過其他方式、用更低的成本就能做成買賣的產品不適于展示,比如通過交易所買賣的產品就沒有展示價值.這些產品有固定的品種、質量、標準、不需要通過觀看就能做成貿易.銷售渠道已十分穩(wěn)定的產品也沒有展示的必要.

2.展示展品

展品不僅是產品,而且是產品的展示,它涉及操作、替代、說明、布置、介紹等問題和工作。做好產品展示工作,需要:

(1)了解目標群眾心理

購買、消費心理比較復雜，比如，在發(fā)達國家，展示產品，不僅要顯示其性能優(yōu)越，超過其他同類產品，而且要說明有周到的售后服務等等。在發(fā)展中國家可以介紹其社會、經濟效益，比如可以改變鄉(xiāng)村生活面貌等等。介紹作用有時比介紹產品本身更有效。

（2）展示產品特征

不論何種展品，不能只是考慮形式、狀態(tài)，要盡量全面地展示其特征，使觀眾能使用多種感官盡可能全面、深入地了解產品。如果是機器和儀器，要考慮安排產品現(xiàn)場操作示范，甚至讓參觀者親自動手操作（如果是食品，要考慮安排現(xiàn)場品嘗）并準備小包裝免費散發(fā)，供參觀者拿回去品嘗；如果是時裝、首飾，要使用模特展示，甚至安排時裝表演。

通過各種途徑展示產品特征，首先有助于引起參觀者的興趣，其次有助于加強參觀者的購買欲望，第三有助于給參觀者留下更深的印象，因此，在可能的條件下，要考慮采用多種形式展示產品特征。為此，就要做好相應的準備工作。比如操作機器，要確保機器狀態(tài)良好，無損、無傷、無故障，零配件完備，原料充足，電壓、電流、導線、插頭等符合展出地的技術標準，另外操作機器，要辦理保險，以防萬一。

（3）使用替代品

展覽會上的潛在客戶大都希望看到實物，想看到放在倉庫里、簽約后可以立即發(fā)運的成品。因此，在一般情況下盡量展示真實產品。但是，并不是所有產品都是可以展出的。超大產品比如火力發(fā)電廠等大型成套設備或超小產品就很難展出。此外，展示化學物品、危險物品等真品也有許多問題。因此就要考慮使用替代品。常見的替代品有模型、照片、圖表、繪畫等。按比例縮小或放大制作模塑、圖片可以替代超大設備或超小產品，用有色水替代有毒易腐的化學液體。照片、繪畫、模型、圖表等替代品可以使展臺更具藝術性，在有些情況下，替代品更能體現(xiàn)產品的特點。但是參展企業(yè)要根據(jù)需要使用替代品，不可多用。要掌握好一個原則：圖片的效果比不上模型，模型的效果比不上真實的產品。在可能的情況下，多用真實展品。

（4）使用宣傳手段

展品本身大部分情況下并不能說明全部情況或顯示全部特征，需要使用招牌、圖表、說明、介紹、宣傳資料等補充、強調說明展品。參展企業(yè)應當視這些輔助手段為展品的組成部分，在選擇決定展品時就予以考慮，準備。參展企業(yè)可以根據(jù)展品的不同性質、特征決定使用何種輔助手段。但是所有展品都應有明確的介紹。

在準備介紹、說明、宣傳資料時有幾個問題需要注意：宣傳資料不能只有空洞的贊美之詞，要有關于性能和操作的說明和數(shù)據(jù)。而技術資料不僅應該有技術說明，也應有有關銷售的說明。技術數(shù)據(jù)不可少，但是也應有產品的用途、性能、特點等說明。技術資料在使用公制度量衡時也要使用展出地的度量衡標準。

資料應當使用國際通用語，目前國際通用貿易和技術用語為英語，如果有條件，盡量同時使用當?shù)卣Z言文學。展品說明要簡明扼要。觀眾不會閱讀用小字寫出的長篇大論。文字要準、字體要大。不論是圖或文，避免手寫說明（專業(yè)美術人員除外）。

此外還有兩點需要注意：展示的產品與宣傳材料上的產品完全一致，可以將資料放置于專用臺、架上供參觀者自由拿取，也可以散發(fā)資料，但是不要將資料放在展品中。

（5）使用展示手段

參展企業(yè)可以考慮使用各種展示手段顯示展品，強調、突出展品的特征和優(yōu)點，以吸引參觀者的注意、引起參觀者的興趣。展示手段包括各種裝飾、布景、照明、電子信號板、聲像設備等。在充分使用展示手段時也要注意任何設計都是輔助手段，不可過分強調，以免喧賓奪主。使用展示手段有幾個要注意的問題：音像制品要簡短，參觀者不太可能長時間站住聽、看。如果確實需要長時間來說明產品，那就設立專門的區(qū)域，并安排固定時間。選擇展品時，還要考慮到展臺工作，估計參觀者可能提出的問題，并準備好相應的回答。如果選擇展示新產品，要考慮安排有關技術人員參加展臺工作。

第三節(jié) 展期工作

展覽的價值和展出目標主要在展臺工作階段得以實現(xiàn)。展臺工作主要指展覽會開幕期間的展臺接待、展臺推銷、貿易洽談、情況記錄、市場調研等。展覽開幕前的展臺布置以及展覽閉幕后的展品處理等通常也可以算作這一階段的工作。展臺工作效率和效果有依賴于展臺管理和展臺人員的知識、技巧和工作態(tài)度。展出工作的特點是時間短、空間小、人多事多，因此，展臺工作管理非常重要。

展臺工作是整個展覽工作最重要、最關鍵的階段，所有展覽籌備工作都是為了這個階段。展覽的價值主要在這一階段得到。如果籌備順利、充分，展臺工作將決定展出是否成功。如前所述，籌備工作相當于“搭臺”，展臺工作相當于“唱戲”，臺搭好了，演出還不算成功；戲唱好了，演出才算成功。展臺工作可以指展覽會開幕、閉幕期間展臺人員在展臺上的工作，包括展臺接待、展臺推銷、展臺記錄等工作。

展覽會開幕期間，展出的主要責任就由組織者轉向參展企業(yè)和展臺人員，由展臺人員開展接待觀眾、洽談貿易等工作。展出期間得負責人是展臺經理。如果展覽規(guī)模大，可能要專門設立管理組織——展覽團，展覽全面工作由展覽團團長負責，其他各項工作由分團長負責，展臺由展臺經理負責。將展覽團團長、展覽分團團長和展臺經理統(tǒng)稱為展臺經理。雖然展出工作的責任由參展企業(yè)自己承擔，但是展臺經理應當確保展臺工作的最佳環(huán)境和條件。展臺經理要使展臺工作正常運轉，也就是要使所有展臺人員有效地工作，互相配合，解決展臺出現(xiàn)的問題，完成展臺工作目標。

一、展臺工作

展臺工作的主要內容包括接待客戶、洽談貿易、記錄、聯(lián)絡公關工作、市場調研、操作示范、資料工作、活動、現(xiàn)場銷售9大項。

1. 接待客戶

是展臺關鍵性工作之一。接待工作的主要內容是發(fā)現(xiàn)新客戶并與之建立聯(lián)系，以及保持、鞏固與老客戶的聯(lián)系。接待安排可以是隨意的，也可以是預約的。最好將預約接待安排在觀眾人少的時間，以減少會談時的打擾，同時也避免接待其他客戶的機會。

接待對象可以分為重要客戶、現(xiàn)有客戶、潛在客戶、普通觀眾等。重要客戶，不論是現(xiàn)有的還是潛在的，可以列出名單，先告知展臺人員。如果發(fā)現(xiàn)重要客戶前來參觀，要予以特別的接待。要接待好現(xiàn)有客戶，維持好關系。但是如果不是洽談業(yè)務不要因為他們而耽誤接觸新客戶。可以約他們在閉館后吃飯、喝酒。接待潛在客戶是展覽會的最大優(yōu)勢、最大價值所在，也應為展臺最重要工作之一。普通觀眾一般沒有貿易價值，與展出目標沒有直接的關系，因此，不要耗費時間和精力接待普通觀眾，但是注意不能沒有禮貌?？梢郧擅钜稽c，客氣地打招呼，簡略地答問題，盡快結束交談。

2.洽談工作

是展臺關鍵性工作之一，與接待工作緊密相連。洽談工作的重要內容之一是推銷，推銷公司產品和服務，公司形象。有效的推銷會使?jié)撛诳蛻魧φ钩龉井a生信任，對展出的商品、服務產生興趣，使現(xiàn)有客戶對新產品產生興趣和購買意愿，達到這一步，就開始進入洽談階段。要積極地爭取與現(xiàn)有客戶簽訂新的貿易合同。但是對新客戶的大宗買賣以及投資項目要謹慎，不當場簽約。任何決定必須在徹底調查之后作出。報價、條件再好，也要保持慎重態(tài)度，尤其是對展覽會臨結束前提出的大宗買賣和投資項目要警惕。“趁熱打鐵”的觀念不可使用在展覽會上。展覽會的關鍵功能是建立新的關系，展覽會之后還需要做調研工作，知根知底后再簽大筆買賣和大項目投資。推銷工作的成果體現(xiàn)在簽訂貿易合同。

3.記錄

是展臺正式工作之一。記錄對展覽評估和展覽后續(xù)工作都很重要。展臺記錄的范圍可以很廣，但是記錄是接待和洽談工作不可缺少的環(huán)節(jié)。不少參展企業(yè)無法判斷展出效果或無法取得理想的展出效果，往往是因為沒有或者沒有完善的接待、洽談記錄，因而無法做合理的評估或無法有效地開展后續(xù)工作。因此對展臺工作要做完整的記錄。

記錄方式有多種，常見的有收集名片，使用登記簿、記錄表格、電子記錄設備等。

（1）收集名片

是最簡便的方式，缺點是內容有限，只有參觀者的姓名、地址。觀眾登記簿是另一種簡單的記錄方式。在20世紀90年代初期和中期，常可見許多國內參展企業(yè)使用。登記簿一般只記錄參觀者的姓名、公司名稱、地址等情況，有些還有“要求”一欄。登記簿或留名片是比較傳統(tǒng)的方式，比較簡單，沒有接待交流情況、展臺人員的評語以及后續(xù)工作的建議。因此，不是理想的記錄方式。記錄表格是一種常用記錄方式，有多種形式。使用最多的是展臺人員在接待后填寫的表格；另一種表格是讓有興趣但是來不及或不愿意等候接待的參觀者填寫，這種表格除了有參觀者的基本情況之外，還有參觀者公司情況、參觀興趣、參觀要求等欄。這種表格可以附印在有參展企業(yè)地址、郵資已付的信封上，供參觀者帶走，填好后寄回。記錄表格方式要好一些，內容除了參觀者的姓名地址之外，還可以有參觀者的背景、興趣、要求，展臺人員自評語以及后續(xù)工作的建議。因此對展覽評估、展覽后續(xù)有很大的價值。

（2）電子記錄

是一種先進的記錄方式，記錄效率比常規(guī)的方式高。發(fā)達國家和地區(qū)的展覽會普及使用電子記錄，其使用方法一般是：展覽會組織者向目標參觀者直接郵寄展覽請柬時附一份入場卡（磁卡）申請表。參觀者填好表格（內容包括參觀者名稱、地址、公司行業(yè)、規(guī)模、參觀興趣等情況）；展覽會組織者便寄一張入場卡給參觀者。也可以在入場前填寫表格換取入場卡。參觀者進入展覽會口刷卡入場。在這種展覽會上，參展企業(yè)可以免費或交費使用安裝的磁卡記錄器，參觀者在參觀展臺時，只要在儀器上刷卡留下參觀者基本情況記錄。記錄器使用計算機軟盤儲存數(shù)；記錄內容、格式應在展覽會前準備好。

記錄內容根據(jù)需要選定，不要忽略任何重要信息，也不要記錄沒有價值的內容；格式設計要考慮使用方便和效率。展覽會開幕前，展臺人員要熟悉記錄表格。記錄表格最好是復寫式，一式多份，一份留給當?shù)貦C構，一份盡快發(fā)回總部，一份留在展臺，用于存檔和后續(xù)工作。每份復寫式表格要注明去向和用途。如果是單頁式表格，應在一天結束時或指定時間將表格內有關情況發(fā)回總部處理。

展臺人員在做記錄時，要爭取盡可能準確，尤其是潛在客戶的準確記錄有助于后續(xù)工作的針對性和效率。展臺接待和記錄要適時統(tǒng)計。每天可以簡單統(tǒng)計，內容包括觀眾數(shù)、觀眾來源、詢問內容、數(shù)量和金額等，統(tǒng)計結果是每天展后會議的內容之一。對需要急辦的事則交給相應部門、人員盡快辦理。以便在展覽會后可以做復雜一些的統(tǒng)計、分析。

4.聯(lián)絡、公關工作

是一項內容很廣的工作，包括客戶邀請、接待室、送禮工作?？蛻粞埞ぷ髟谡骨耙汛笠?guī)模做過。在展覽期間，還要繼續(xù)做客戶邀請工作。展覽期間的客戶邀請工作主要限于現(xiàn)有客戶和潛在客戶。

（1）接待室工作

是展臺工作的一部分。接待室應用于有價值的客戶和貴賓。事先要向展臺人說明誰可以使用、什么時候使用。接待室是接待、談判的地方，氣氛要輕松一些。但是要避免造成娛樂、消閑的氣氛，以免接待室成為觀眾和展臺人員休息的場所，要保持接待室的工作氣氛。接待室的招待品可以分等級提供，比如，軟飲料、飲料、快餐、正餐等。招待標準要按預算定，要注重效果。接待工作做得好，也是展出成功的條件之一。

（2）禮品管理工作

展出工作一般都會配備禮品，根據(jù)贈送檔次，一般分貴客和工作用禮品。在正常情況下，第一天重要人物最多，最后一天最少。每天使用多少要有數(shù)，不要早早用完。禮品可以事先包裝好，免得臨時送禮來不及包裝。送禮后要馬上登記，一方面為了管理，另一方面是為了以后再送禮時好安排。

5.調研工作

調研是展覽會的重要功能之一。貿易展覽會不僅是買賣場所，也是理想的調研場所。展覽會本身就是一個市場，是一個人員眾多、氣氛寬松的市場。在展覽會上做調研節(jié)省費用、節(jié)省時間。進行信息采訪，詢問市場、產品甚至競爭者的情況比在其他環(huán)境中容易。在展覽會上，參展企業(yè)和參觀者都不介意回答一些問題，有些甚至很樂意提供意見和建議。而在其他場合，就不都容易獲得答復。據(jù)稱，有關市場的任何問題都可以通過展覽會調研獲得結果。

在展覽會上的調研范圍主要是市場、趨勢、產品、競爭、需求等等。參展企業(yè)的調研范圍和內容可根據(jù)展出需要和條件安排?？梢晕袑I(yè)公司做，也可以由展臺人員自己做。專業(yè)調研公司的工作質量高，但是它們的產品專業(yè)知識可能不是太精。另外，由于經費、人員等方面原因，參展企業(yè)大部分是自己做調研工作。

展場調研的途徑和方式可以是多種多樣的。可以以展臺為陣地，主要針對參觀者做調研，了解參觀者對產品和服務的意見以及建議，詢問參觀者對產品和服務的需求和要求，以及參觀者對市場和發(fā)展趨勢的看法等等。可以抽空參觀其他展臺，尤其是競爭對手的展臺，主要針對競爭對手做調研，收集資料，詢問情況，了解競爭對手的展示手段、銷售方式、宣傳方式、新產品、新技術、產品質量、價格、包裝、性能等方面的情況。還可以參加展覽會期間召開的研討會，主要是針對市場做調研。展覽會的研討會是一個了解市場行業(yè)發(fā)展趨勢的好機會。一方面發(fā)言人會做出推論、預測，另一方面參加者所表現(xiàn)出的興趣（比如出席人的多少、出席人所提的問題等）也可以作為預測的標準之一。此外，在研討會上還可以尋找發(fā)現(xiàn)重要的潛在客戶。還可以閱讀新聞報、刊物、官方報告等，了解綜合性質和宏觀性質的情況。在展覽會期間做調研工作，方式方法可以巧妙一些，但應當在法律允許的范圍內進行。

6.操作示范

操作表演的展品更能吸引觀眾注意，讓客戶更加了解產品而更快地做購買決定。因此，在有條件的情況下，應考慮安排操作示范。如果安排了操作示范，要事先再三檢查產品，確保能表演。任何事故不僅帶來難堪、損壞公司形象，也會導致生意流失。操作表演要視情況安排保衛(wèi)人員以防意外。要警惕競爭對手做手腳。若有規(guī)定，還需事先征得展覽會同意。另外要視情況辦理保險。操作安排次數(shù)要適當，多了效果并不一定好。如果有音像設備，要控制音量、調整屏幕角度，不要影響周圍展臺。

7.資料工作

展臺資料包括公司介紹、產品目錄、服務說明、展出介紹、價格單、展臺人員名片等。展臺資料要管理，管理使用得當，資料可以有效地發(fā)揮宣傳、推銷作用；管理使用不當，資料便會被丟棄、被浪費。資料更控制散發(fā)數(shù)量、控制散發(fā)對象，撤下殘損的資料，添加新的補充資料等等。

（1）資料要有針對性地散發(fā)

可以分層次地向目標觀眾寄發(fā)。資料可以分為兩類：一類是可以散發(fā)給每一個參觀者的成本低的材料，包括單頁和折頁資料；另一類是提供給專業(yè)參觀者的成套、成本高的資料，一般不宜當場提供，最好是寄給客戶。

（2）資料放置、控制

供散發(fā)的展臺資料放在參觀者可以方便拿取的地方。不要擺放太整齊或擺放成幾何圖案，以免參觀者誤以為是展示而不拿取?？梢允褂觅Y料架（但是要注意擺放位置，不影響展臺工作，也不要影響觀眾行走）。資料不宜大量堆放，而要均勻散發(fā)，可以由展臺人員直接散發(fā)或少量地放置在展臺上不斷地添加，以免濫發(fā)造成浪費。散發(fā)的資料要有數(shù)量控制，以便整個展覽期間都有正常的供應。不要在展覽結束時，還剩余很多專門印刷、卻無法用于其他場合的資料或者在展覽還沒有結束已無資料可以散發(fā)。

向客戶提供貿易資料編印成本一般很高，控制可以嚴格一些，資料可以放在接待室內或資料柜內，不要讓參觀者自由拿取，而由展臺人員有選擇地提供給有價值的、真正要資料的客戶。據(jù)調查，許多真正的客戶往往不愿意攜帶很多資料，而且基本不翻閱展覽會上收集到的資料。因此在展臺上可以不直接提供貿易資料，只配備少量資料用于談判參考。這樣也可以使展臺人員和參觀者集中交談，在進行貿易細節(jié)洽談時，可以使用有直接關系輔助洽談的資料。若客戶需要資料，可填寫索取表。參展企業(yè)當天或展后安排郵寄。

據(jù)美國的統(tǒng)計顯示，50%的人沒有目的或者目的不明的人卻到處收集資料，最終將所收集的資料留在餐館飯桌上、汽車座椅上或廢紙簍里。即便拿到了辦公室也是放在資料堆里，等“有時間再另看”，實際是不會有時間去看的。英國稱這類人為“資料收集者”，這些人沒有明確目的卻到處索取資料，最終可能一扔了之。因此要管理好資料，不能將貴重資料提供給這類人。

8.活動

展覽會可能會安排一些活動，包括開幕式、新聞發(fā)布會、館日、招待會、研討會、貴賓訪問、采購團等等。這些活動與展出都有關系，參展企業(yè)應予以足夠的注意，并視需要積極參與或充分利用。

展覽會開幕式是展覽最重要的活動之一，既有新聞價值，也有商業(yè)價值。對于一般參展企業(yè)，重要的是利用其商業(yè)價值。邀請人員都是些政府官員、工商名流和新聞記者，在開幕式當天，參觀展覽會的人有很多是有價值的商人。參展企業(yè)要充分利用這一點。

（1）參展企業(yè)一定要在開幕前完成全部施工、布置工作。

開幕式后的幾小時是關鍵的時刻，對參展企業(yè)最為重要。重要人物已到場，重要客戶通常在展覽會開始時就參觀。他們巡視展覽，如展臺切實安排妥當就緒，準備接待客人進行業(yè)務洽談，那么這些重要的客戶在巡視之后，就會把這樣的展臺列為接觸對象。還在施工布置的展臺則是作反面宣傳，會失去這些最重要的客戶。

（2）了解開幕程序和活動，包括開幕式后貴賓參觀路線。

做展覽會組織者的工作，爭取將自己的展臺包括在貴賓的參觀路線內，這將有利于新聞宣傳。

（3）確保展臺人員全到位，確保展臺人員著裝整潔、精神飽滿。如果需要，做好攝影和攝像準備。

9.現(xiàn)場銷售

有些參展企業(yè)將展覽會作為直接銷售的場所，用小面積的標準展臺，在里面堆滿產品，在展臺前的過道上放臺，直接向參觀者銷售。這樣做會擾亂展覽會現(xiàn)場秩序，參展企業(yè)自身也很難通過零售獲得足夠利潤。如果參展企業(yè)認為有充分理由零售，可以事先與展覽會組織者商量，也許可以獲得同意，并被安排一個合適的位置。如果參展企業(yè)違反規(guī)定強行零售，展覽會組織者可能也會采取強行措施，關閉展臺。

在貿易展覽會上直接零售是違反效率和效益原則的，因此貿易展覽會通常禁止現(xiàn)場零售。貿易展覽會是做貿易（進出口、多層次批發(fā)）的場所，參展企業(yè)應集中精力捕捉潛在客戶和貿易機會。向大量普通參觀者開放的消費品展覽會可允許零售。但是也需要辦理相應的手續(xù)并嚴守相應的管理規(guī)定。

二、展臺環(huán)境工作

展臺環(huán)境有雙重功能，一是對參觀者而言，展臺環(huán)境是形象；二是對展出者的敬重，展臺是工作場所。展臺環(huán)境主要指展臺清潔、展臺安全和展臺保衛(wèi)。

1.展臺清潔

展臺體現(xiàn)參展企業(yè)形象，應當維持展臺整齊、干凈的狀態(tài)。保持展臺清潔在進行展臺設計時就有必要設計充足的儲存空間。

展品以及模型、文圖、聲像設備等要放在合適的位置。如被挪動或碰臟，要及時挪回原位，并擦干凈。展出期間，參觀者喜歡摸展品，要隨時擦去展品、展架上的臟手印。如果有操作，須及時清除廢料。若有空箱必須及時搬走。檢查資料、樣本放置，展臺上下應有亂放的資料。供觀眾拿取的資料要擺放整齊。

展臺地面要保持干凈，隨時撿走地上紙片、空杯或其他物品，展臺墻面也要保持干凈，隨時擦去墻上的臟手印或其他痕跡，展臺內不要隨便放東西，尤其是可能絆倒人的物品或障礙，參展企業(yè)可以雇用專業(yè)清掃工或指定展臺人員負責展臺清掃。

2.展臺安全

展臺安全包括政府、行業(yè)和展覽會制定的各種規(guī)定。展覽會人多，有安全隱患，而且是人越多隱患越大，因此，應予以注意作出相應安排。展覽會上的安全隱患包括火災以及一些傷害等。參展企業(yè)必須認真閱讀，并按規(guī)定辦事。各地展覽會比較一致的規(guī)定有：展架展板必須經防火處理，照明設備和材料必須符合當?shù)貥藴?，電源必須由展覽會指定的公司人員連接，各地展覽會對雙層式展架要求也很嚴。

參展企業(yè)保證安全要注意：

（1） 選擇使用符合規(guī)定的展架道具；

（2） 在施工搭建時，不僅要趕速度，也要注意質量，保證展架道具安裝堅固；

（3）在展出期間，要有人負責檢查展架、設備狀況，維護修理展架、設備，尤其是觀眾多的時候，更要注意。指定人在每天閉館時檢查展臺、關閉電源；

（4） 按規(guī)定配備滅火器；

（5） 根據(jù)條件和需要為展臺人員和參觀者投保。這常常是展覽會的規(guī)定之一。

注意展臺安全不僅僅是為了防止事故，也是為了保持展臺和展臺設備的正常工作狀態(tài)。

3.展臺保衛(wèi)

展覽會上失竊現(xiàn)象比較普遍，有“大偷”（指工業(yè)間諜），也有小偷。因此保衛(wèi)也應當列為展臺工作內容之一。展臺保衛(wèi)主要是兩方面：

（1）防止展品被盜

使用封閉式展臺是對付小偷的辦法之一。如果有貴重但體積不大的展品，可以使用保險箱或在閉館后隨身攜走。展覽會多設有晚間保險設備，參展企業(yè)可以聯(lián)系使用。太重的展品可能需要雇用專業(yè)保衛(wèi)，另外要保險。

（2）防止展臺記錄及其他秘密資料或情報被非法地竊取或合法地套取

展覽會是合法和非法地收集情報的地方。競爭對手或工業(yè)間諜（往往以用戶或信息咨詢機構的名義出現(xiàn)）可能采取用合法的或不合法的手段收集信息尤其是公司秘密。對此，展臺人員應有必要的警惕性。不能只有熱情而不用頭腦，為吸引更多的潛在客戶而泄露公司秘密。競爭對手直接參觀展臺并不違法，只是要十分小心。

由于許多情報是在交談中被“套”出來的，因此明確限制透露公司的一些情報，比如參展企業(yè)正在研制的產品、拓展市場戰(zhàn)略等無論如何不得向外透露。展臺人員要掌握一些必要的技巧，比如掌握交談思路、了解對手意圖、對付問題等，除了合法地通過交談“套”情報外，情報收集者還會用“偷”的辦法“收集”情報，所以，產品、秘密資料、成交合同、接待記錄管理不善很容易讓情報收集者得手。此外，一些媒體也到處尋找故事和花邊新聞。展臺經理、全體展臺人員對此也要有所警覺。不要向競爭對手和記者透露秘密。要對每一個上展臺的人存有一份戒心，但是不要草木皆兵。

三、展后工作

展覽會閉幕標志展覽會結束，但是，并不意味著展出結束。在展覽會閉幕至展臺人員離開展出地之間，參展企業(yè)必須進行展品和展具的拆除、運輸、統(tǒng)計、總結、結賬等展出工作。

1.撤展

撤展工作主要包括展品處理、展架拆除、道具退還、回運安排等。撤展工作必須在展覽會閉幕后開始，但是撤展準備工作要在展覽會期間甚至展覽會開幕前就考慮和著手。撤展工作需要考慮并安排的內容包括：展品處理、展架展具拆除、花草裝飾拆除、展品和道具的回運手續(xù)、回運公司包裝箱運到展臺時間、集裝箱運到展場時間、場地清掃用品交還手續(xù)等等。這些工作通常由展臺經理或指定人員辦理。

撤展首先要注意的問題是按時。既不要提前也不要推遲。撤展的主要工作之一是展品處理。展品處理的方式一般為出售、贈送、銷毀、回運。出售是指展品出售給觀眾。在零售的展覽會上，展品往往也是賣品，直接銷售給參觀者，參觀者付款后可以立即取走。在貿易性質的展覽會上，展品售出后，買主往往不能立即取走展品，一般需要等到展覽會閉幕后再取；贈送是指參展企業(yè)將展品贈送給客戶或重要人物；銷毀通常是一些價值不太大，參展企業(yè)不想出售也不想回運的展品。銷毀通常需要證人在場。回運是指參展企業(yè)將展品回運參展企業(yè)所在地。如果在同一行政區(qū)域和同一稅區(qū)，展品處理涉及的費用比較簡單，甚至可能不產生費用。但是在非同一征稅區(qū)域展出，展品處理方式不同會使參展企業(yè)繳納不同的稅額，因此，參展企業(yè)要明確展品處理方式。

2.展品處理的有關準備工作尤其要提前做

一般規(guī)律是價值越大，使用范圍越窄，就越要提前處理；反之，展品價值越小，使用范圍越廣，參展企業(yè)就越少操心，就可以遲一些甚至到展覽會閉幕時處理。有些展品比如大型機械設備需要在討論展出決定時考慮處理。大型機械設備一般在已確定買主的情況下才會運到展覽會上展出，展后由買主運走。否則，如果未出售，就需要運輸，大型設備包裝往返運輸費用很高，而且籌備展出期間，設備運輸占用資金，一般公司承受不了。

展品的實際處理工作常常是撤展的第一項工作。體積小、重量輕的展品比如輕工品、紡織品等一般由展臺人員自己負責拆卸、再包裝，體積大、重量重的展品比如機械設備等可能需要安排專業(yè)工人拆卸、再包裝。包裝材料要先安排好從倉庫運回到展臺。展品從展柜、展臺上撤下再包裝要注意點數(shù)，注意不要漏裝部件、配件、說明等，并注意包裝。展品包裝好后交買主、接受人，或交運輸公司安排回運。銷毀的展品不能一扔了之，要按規(guī)定辦理。展品從展架、展柜上取下后，就可以開始拆除展臺，撤走展具。如果參展企業(yè)使用的是租用的標準展臺或委托施工的展臺，就可以不考慮展臺拆除問題，由展覽會或施工公司考慮。如果參展企業(yè)使用自己的材料自己動手搭建展臺，就要考慮由自己再動手拆除，并事先安排計劃好拆除人員和工作。如果展臺、展柜是要重復使用材料，在拆除時要細心，不要損壞材料，按要求包裝好，避免財物損失。如果展架道具都屬于參展企業(yè)，參展企業(yè)就要在拆除展臺的同時，考慮拆除展柜、展具。

3.回運的展品和展架、道具拆完包裝好，就可以交給運輸公司

注意手續(xù)完備。如果是國際展覽，就有結關問題。一方面要與海關建立良好關系；另一方面要按規(guī)定辦理手續(xù)。有時參展企業(yè)在結關工作結束前就會離開展出地，將有關工作留給運輸報關代理辦理。這就需要將有關單證辦理準確無誤。

撤展期間，展臺經理或指定負責人要確認所租借的物品（包括辦公用品、道具、花草、電氣設備等）全部歸還原主，避免產生額外費用，并及時索回押金。如果由參展企業(yè)自己拆除展架，不要留下亂七八糟的垃圾，這會給人留下不好的印象，有損于參展企業(yè)的名聲，給展覽會組織者留下額外工作，因此可能產生額外清掃費用。將場地清掃干凈交還展覽會，這也有助于參展企業(yè)和組織者建立良好的關系，為將來合作打下基礎。直到場地交還展覽會，參展企業(yè)在展覽會場的工作才完成。

4.總結

展覽作為一項工作，結束后需要總結工作的好壞，成果的大小，評估已做的工作，并改善將來的工作。展覽作為參展企業(yè)營銷一個環(huán)境，也需要總結，理順頭緒，分輕重緩急，以便開始下環(huán)節(jié)的工作。展覽總結工作最好在展臺人員未離開展出場地時完成，一方面因為是展臺人員對展臺工作仍記憶猶新，展臺人員集中比較容易，也就比較容易收集整理資料；另一方面是因為展臺人員一旦回到辦公室，就會投入已堆積起來的日常工作之中，就可能再也沒有機會做總結?？偨Y的主要內容之一是收集情況和資料。有一種觀點認為展覽工作的真正價值和最重要的成果體現(xiàn)在資料上。

展覽資料包括成交合同、新客戶名單、參觀者接待記錄、市場和行業(yè)調研結果。此外，一些其他資料也很重要，包括運輸單證、發(fā)票收據(jù)、展出有關單位、公司的聯(lián)系地址、服務報價表等等。在收集、整理、分析展出資料的基礎上，參展企業(yè)需要寫出總結、報告等材料。每展臺人員根據(jù)各自工作的性質、內容寫出自己需要的總結。展臺經理或指定人員根據(jù)整體情況寫出展出整體總結、報告等。展出總結、報告的種類、內容要根據(jù)實際需要決定，一般包括市場潛力、競爭、前景分析報告、財務報告、展臺工作和展覽效果、后續(xù)工作建議或計劃等等?？偨Y、報告等材料寫好后，盡快提供給領導和有關部門。

5.后勤掃尾工作

（1）結賬

財務人員要督促各方面工作的負責人盡快計算、支付所有應付費用包括住宿、膳食、交通、場地、道具，電話、水電、花草、人員補貼等。并且要留出款項以備暫時結不了或付不了的單。支付應付款是一項必做的工作，應當盡快完成。各項費用支付后，才可以算展出總賬，并計算展出各項工作的成效和成本。

（2）安排展臺人員游覽、購物

展出經常是在外地，經過高強度的展出工作后，放松一下，游覽購物也是正常的。如果展臺人員人生地不熟，而展臺人員必須忙于展臺結束工作就最好委托旅行社或指定人員安排游覽和購物等，以便在有限的時間內游覽最佳的旅游點并購買到最有價值并最有特色的物品或紀念品。

（3）安排展臺人員返回原地

如果是聯(lián)程飛機票、火車票等，需要提前確認座位。如果沒有聯(lián)程票，買好回程票。在一些舉辦大型國際展覽的城市，展覽會結束后交通很緊張，可能不易買到票。因此，需要早一點考慮安排。臨行的當天，要考慮并安排好旅館結賬、膳食、交通等細節(jié)，安排好展臺人員順利離開展出地。 

參考資料：http://wenda.tianya.cn/wenda/thread?sort=wsmorv&tid=43c2bea59f3ed061