伍方會(huì)議服務(wù)作為會(huì)務(wù)公司，在選擇會(huì)議場地的時(shí)候，要根據(jù)酒店或者是會(huì)議中心的情況（會(huì)議室的大小、形狀、布置都不一樣）。我們在選擇的時(shí)候除了考慮參會(huì)人數(shù)外，也要滿足會(huì)議組織方的要求，所以在會(huì)議室選擇方面我們要考慮很多因素。

     1．會(huì)議的類型

     不同類型的會(huì)議對(duì)場地的要求也不同。講座型會(huì)議需要一個(gè)講臺(tái)，會(huì)議室的布置宜采用劇院式；討論會(huì)則可以采用圓桌式，使參會(huì)討論者能平等地參與討論，發(fā)表意見。

     2．會(huì)議的天數(shù)

     大部分會(huì)議的會(huì)期在2～3天，一般較少超過5天(不包括短線旅游時(shí)間)。會(huì)期長，會(huì)議場地面積要大些；會(huì)期短，會(huì)議場地面積稍小也不會(huì)引起人們煩躁。另外，若會(huì)議天數(shù)較多，如分組會(huì)議，可以適當(dāng)調(diào)換會(huì)議室，避免與會(huì)者對(duì)同一場地產(chǎn)生厭倦。

     3．來自外界的噪音干擾

     在會(huì)議室的選擇上，還需考慮其他噪音的干擾，如會(huì)議不要選擇在音樂廳附近的會(huì)議室；培訓(xùn)性會(huì)議的會(huì)議室不要靠近人流量大的通道；董事會(huì)會(huì)議應(yīng)安排在比較僻靜的會(huì)議室。

     4．對(duì)會(huì)場視聽設(shè)備和講臺(tái)的要求

     隨著時(shí)代的發(fā)展，會(huì)議的演講者或者發(fā)言人對(duì)于會(huì)場的視聽設(shè)備會(huì)有要求，如投影機(jī)、幻燈機(jī)、影碟機(jī)等。對(duì)于高級(jí)別的會(huì)議或視電話視頻會(huì)議，對(duì)視聽設(shè)備和講臺(tái)的要求更高。

     5．布置形式和出席人員

     出席會(huì)議的人員數(shù)量和現(xiàn)場布置的形式對(duì)會(huì)議室的選擇有很大影響，劇院式的布置容納的出席人數(shù)最多，而U形結(jié)構(gòu)的容納人數(shù)較少。

     6．避開競爭性團(tuán)體

     所謂競爭性團(tuán)體，是指在政治觀點(diǎn)、宗教信仰等方面有較大沖突的團(tuán)體，或者互為商業(yè)競爭對(duì)手的企業(yè)。在安排會(huì)議室時(shí)應(yīng)將競爭性團(tuán)體分在不同樓層，或者相距較遠(yuǎn)的兩個(gè)會(huì)議室，以避免發(fā)生不必要的糾紛。

     7．其他因素

     伍方會(huì)議服務(wù)認(rèn)為一些有特殊要求的會(huì)議，如現(xiàn)場設(shè)備演示會(huì)，要求就比較特殊，還有些會(huì)議，如歌舞晚會(huì)則對(duì)燈光、音響和舞臺(tái)有著獨(dú)特的要求。在選擇會(huì)議室的時(shí)候一定要考慮這七大因素，做好會(huì)議室的選擇。

資料整理：旭芳