會議財務(wù)管理是利用價值形式對會議財務(wù)活動的管理。會議財務(wù)管理的本質(zhì)就是對會議資金的管理，其主要內(nèi)容是研究會議運作時資金活動的過程及其規(guī)律。伍方會議服務(wù)的會議資金活動主要包括湊集資金、運用和分配資金。會議要努力開辟資金渠道，合理分配和使用資金，在資金管理方面保證會議獲取成功。

一、會議的財務(wù)目標

像組織任何活動一樣，會議財務(wù)管理的首要任務(wù)也是制定財務(wù)目標，會議財務(wù)目標分為盈利性和非營利性兩種。目前在我國舉辦的大多數(shù)會議都不是純粹的商業(yè)活動，財務(wù)目標都是非營利性的，財務(wù)部對在我國舉辦國際會議的有關(guān)文件中規(guī)定舉辦國際會議所需的經(jīng)費的主要來源是國內(nèi)外會議代表向會議交納的注冊費，厲行節(jié)約，從嚴控制經(jīng)費支出，努力做到以會養(yǎng)會，這也應(yīng)該是目前我國舉辦的大多數(shù)會議的財務(wù)目標。由于會議的財務(wù)目標是非營利性的，因此在會議的財務(wù)做到收支平衡，略有結(jié)余即可，有些公益性會議甚至做不到收支平衡，還需要考慮從其他渠道獲取一些會議經(jīng)費，才能保證會議的順利召開。

二、會議財務(wù)活動的特點

會議財務(wù)活動的實質(zhì)就是會議資金的活動，在會議運作的不同階段，資金活動有不同的表現(xiàn)形式，會議舉辦過程中的財務(wù)活動大致可分為五個階段。

第一階段發(fā)生在會議籌備初期，資金活動的主要表現(xiàn)形式就是籌措資金。由于在漫長的籌備期間會議本身沒有任何收入，主要是靠這個階段籌集到的資金維持各項籌備活動的開支。資金籌措的渠道各種各樣，有的是從事業(yè)單位拆借資金，有的是由專業(yè)會議組織機構(gòu)墊支資金，有的是企業(yè)贊助的資金，業(yè)界通常將這些籌措到的資金稱為“會議啟動資金”。

第二階段的資金活動主要表現(xiàn)為會議啟動資金的消耗，籌備期間要購置少量的固定資產(chǎn)、支付會議各種活動的費用以及其他必要的支出，形成了會議的籌備成本；

第三階段的資金活動是會議的收入，會議舉行前的幾個月是會議收入的高峰期，通過注冊費和企業(yè)贊助費的收入，形成會議的主要資金收入。

第四階段的資金活動是會議舉行期間的資金支出，短短的幾天將會議的全部收入支出了70%~80%，從而保證了會議能夠順利進行。

第五階段也是最后一個階段的資金活動是會議結(jié)束后剩余資金的分配，即會議結(jié)束后如果有少量的剩余資金，如何分配這些資金，

每個階段的財務(wù)活動的特點都非常明顯，第一和第三階段主要表現(xiàn)為資金的流入，第二和第四階段主要表現(xiàn)為資金的流出，最后一個階段是資金的分配，會議資金活動表現(xiàn)為兩入兩出一分配的特點，掌握了這些特點，對于會議資金管理是非常有利的。

三、會議財務(wù)管理包括會議財務(wù)計劃管理、會議日常財務(wù)管理和會議財務(wù)分析三部分主要內(nèi)容。

（一）會議財務(wù)計劃管理

會議財務(wù)管理首先是從財務(wù)計劃管理開始的。在策劃每一個會議的初期，會議組織者根據(jù)我國對舉辦會議的財務(wù)政策和法規(guī)，參照以往舉辦會議的歷史資料，在資金運動規(guī)律的基礎(chǔ)上正確地編制會議預(yù)算。會議預(yù)算是會議財務(wù)計劃管理的重要依據(jù)，它將使會議組織者有計劃地籌措資金，包括資金的數(shù)額、來源；按預(yù)算進行各項支出，包括支出的項目和費用水平，預(yù)算是會議財務(wù)計劃管理中最重要的內(nèi)容之一。

（二）會議日常財務(wù)管理

會議日常財務(wù)管理是按我國制定的財會政策和規(guī)定，根據(jù)組織委員會批準的會議預(yù)算，由財會部門和人員進行日常的財務(wù)管理工作，內(nèi)容包括會議資金管理、費用管理和會議余款的處理。

（三）會議財務(wù)分析

財務(wù)分析是對會議財務(wù)狀況的分析和研究，在對流動資金的應(yīng)用和費用開支的分析中，檢查會議的財務(wù)狀況和存在的問題，提出切實可行的改進意見。會議財務(wù)分析的最終目的是要保證實現(xiàn)會議的財務(wù)目標。

四、會議財務(wù)管理人員

（一）財務(wù)管理人員

舉辦會議時要安排財務(wù)管理人員，負責(zé)完成會議財務(wù)計劃管理和會議的財務(wù)分析。主要財務(wù)管理人員通常是會議組織委員會里的司庫，其主要職責(zé)就是專門對會議財務(wù)進行計劃管理，隨時進行財務(wù)分析并有效地加以控制。司庫對大會主席和會議組織委員會負責(zé)，定期向他們作財務(wù)匯報。在司庫的授權(quán)下，會議秘書長具體日常的財務(wù)管理工作。

（二）財會管理人員

按我國的財務(wù)管理制度規(guī)定，運作會議時必須配備專職的財會管理人員，負責(zé)日常的財會工作，舉辦一個千人會議，會議經(jīng)費至少要有幾百萬元人民幣，如果是國際會議，其中還有很大一部分是外匯的業(yè)務(wù)。臨近開會的半年時間內(nèi)，每天都會有幾十筆的收入和支出，會計工作是非常繁華的，但是目前很少有為某個會議聘用專門的會計人員并設(shè)立單獨賬號的，因為這會加大會議的管理成本。絕大多數(shù)情況是將會議的會計工作委托給某個單位的財務(wù)部門，利用現(xiàn)有的會計人員、賬號和設(shè)備為會議提供財務(wù)服務(wù)，會議組織者只要進行必要的監(jiān)督并支付少量的財務(wù)服務(wù)費即可。

五、會議的經(jīng)費管理

會議經(jīng)費管理通常貫徹一下幾條原則：

首先是要確定一位會議領(lǐng)導(dǎo)人負責(zé)會議全部支出，他要非常熟悉會議的預(yù)算，明確每一項支出的標準和使用的權(quán)限和范圍，得不到他的批準將不得進行任何支出，實行“一支筆”簽字的原則。這位領(lǐng)導(dǎo)人通常由會議秘書長擔(dān)任。

二是不能輕易改變財務(wù)管理的授權(quán)人和其權(quán)限范圍，也不能輕易改變授權(quán)人的財務(wù)決定，以免引起混亂。但在實際籌備過程中有時也會出現(xiàn)不能嚴格按照會議預(yù)算的標準進行支出的項目，遇到這種情況時要有充分的理由，并經(jīng)會議組織委員會批準，集體決策，防止出現(xiàn)一個人說了算的現(xiàn)象。

六、會議財會記賬方式

我國的會計制度規(guī)定會議使用現(xiàn)金法記賬，即當(dāng)收入實際收到和費用實際支付才記錄下收入和費用。舉辦國內(nèi)會議時的收費情況比較簡單，會議代表通常只采用銀行匯款和郵局匯款兩種方式，款到后即可入賬。而舉辦國際會議時，國外代表經(jīng)常用托收支票的方式繳納費用，會計人員要拿這些支票到銀行辦理托收手續(xù)。從辦理之日到費用進入賬號，一般需要1到3個月的時間，甚至半年，當(dāng)費用進入賬戶時才能將這部分代表繳納的費用作為收入加到會議的收入中。項目支出是實際已經(jīng)付款并且收到發(fā)票時才將這些費用入賬?，F(xiàn)今記賬法雖然比較簡單，但在分析會議的贊助款許多都是在會議結(jié)束后很長一段時間內(nèi)才能進賬，按現(xiàn)今記賬法的原則，在會前這部分收入就不能記入會議的收入帳中，在賬面上會議就有可能出現(xiàn)虧損，因此伍方會議服務(wù)的會議財務(wù)管理人員不僅僅使用現(xiàn)今記賬法提供的財務(wù)數(shù)字來進行財務(wù)分析，還會經(jīng)常使用接待發(fā)生制記賬法的原則，參考會計人員的賬本，進行財務(wù)分析，以便能夠隨時控制和調(diào)整會議預(yù)算。

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