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大部分的會議會安排在室內(nèi)進行．因此在場地的布置上需要更為緊湊。會議場館除會場外，一般還具有以下的功能區(qū)域：報到處(簽到處)、會間茶歇廳、衣帽存放間、視聽設備控制室、同步傳譯室、嘉賓休息室等。并不是每個會議室都含有所有以上的功能區(qū)，功能區(qū)的設置要根據(jù)會議的要求來確定。
1．會場報到處
(1)會議開始時為報到處．會中可變?yōu)闀g茶歇廳。
(2)報到處在會議室人口門外。
(3)報到處應簡單高雅。
(4)配有簽到簿、名片盤、會議資料、嘉賓胸花、抽獎箱等。
(5)應在醒目位置標注會議的名稱。
2．會間茶歇廳
(1)一方面作為會間休息，另一方面主要是給與會者以相互交流的機會。
(2)配備簡單的酒水臺、小圓桌和服務員。
(3)一般的茶點有：咖啡、茶(或茶包)、純凈水、方糖(或糖包)、杯奶、果汁飲料、各類小點心、去皮或核的水果。
3．衣帽存放間
衣帽存放間是為了使參會者輕松參會而設置的。衣帽存放間應配有足夠多的衣帽架，并有足夠多且便于識別的標牌，以便及時找到所寄存的衣帽。同時要提醒參會者在寄存衣帽前將貴重物品取出，以防丟失。
4．視聽設備控制室
隨著信息技術和電子技術的迅猛發(fā)展，會議系統(tǒng)也愈加趨近于智能化。一個現(xiàn)代化和智能化的會議系統(tǒng)通常包括計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)、綜合布線系統(tǒng)、多媒體教學系統(tǒng)、多功能電子會議系統(tǒng)、大屏幕投影系統(tǒng)、數(shù)字會議及同聲傳譯系統(tǒng)、視聽會議系統(tǒng)、專業(yè)監(jiān)控系統(tǒng)及中央集成控制系統(tǒng)等視訊技術，這樣的會議系統(tǒng)不僅可用于召開現(xiàn)場會議，還能召開遠程會議。當然，在選擇會議室時，主要考慮滿足會議的需要，并不是設備功能越多或者越先進越好。有關職能會議廳的設備配置，我們將在后面的章節(jié)中詳細闡述。
5．同步傳譯室
同步傳澤一般用于國際性會議，當有多國代表參加會議，但沒有通用的語種時需要用到同步傳澤。同步傳譯室需增設音頻媒體接口機，有了它就可以把外部的模擬設備(如廣播和錄音用的設備)接到DCN系統(tǒng)。同時還需增加一個揚聲器，向會議代表提供公共廣播。
各國代表需要進行現(xiàn)場討論時。特邀發(fā)言人用的演講臺還需裝備嵌入桌面的話筒、揚聲器、通道選擇器和耳機。與會代表配備桌面式代表機，該機裝備有代表認證卡讀出器、LCD屏幕和通道選擇器、輕便型耳機。代表通過該機可以發(fā)言，參加表決，選擇收聽的語種。會議的進程由主席掌握，為主席配備的是主席機。譯員在譯員間內(nèi)工作，為譯員配備的設備是帶LCD顯示的澤員機。代表可以用代表機上的通道選擇開關選擇要聽的語種，聲音由耳機傳給代表。
不具有代表資格的列席人員可以用裝在椅子扶手上的通道選擇器選擇語種。用耳機聽聲。電子通道選擇器僅以收聽為限，不具有發(fā)言和表決功能。
6．嘉賓休息室
嘉賓休息室是嘉賓在會議前、會議中和會議后的休息場所。嘉賓休息室可以布置得很簡單，幾張沙發(fā)加幾張茶幾即可；也可以布置得豪華高雅。如奧斯卡頒獎晚會的嘉賓休息室布置得非常奢華，無論內(nèi)部裝飾物還是燈光設計，盡顯奧斯卡的藝術品位。
盡管休息室的布置有著天壤之別，但在服務上卻大同小異。休息室通常需要為嘉賓提供飲料、水果或茶點等；另外，為給嘉賓提供寧靜和輕松的環(huán)境，可播放一些舒緩的音樂或擺放一些休閑的報紙、雜志。
資料整理：杭州伍方會議服務有限公司
