頭腦風(fēng)暴會、部門策略會、客戶見面會、新聞發(fā)布會、各類營銷峰會、推介會，甚至各種論壇......營銷人總要拿出許多時(shí)間應(yīng)付各種會議。拍拍腦袋想一想，我們一個(gè)月的時(shí)間當(dāng)中有多少時(shí)間被開會占據(jù)了？
也許很多營銷人都有同感，那就是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)、或者下屬、或者記者、或者朋友、或者家人打電話找你的時(shí)候，你常常給予對方的回答是“在會上”。
而在這些大大小小的會中，有多少是有價(jià)值的？有多少是去了以后又后悔的？還有多少是不痛不癢、形同雞肋的？
參加的會多了，我們也會總結(jié)出一些參會的經(jīng)驗(yàn)，對于參會的選擇，每個(gè)人都有自己的原則和標(biāo)準(zhǔn)。對會議的管理，其實(shí)就是一個(gè)選擇的過程和時(shí)間管理的過程，做好會議管理，你的工作效率會提高很多。(注：以下嘉賓按照采訪時(shí)間排序)
陳楊(Matthew Chen)
安吉斯媒體集團(tuán)中國區(qū)策略資源總監(jiān)
開會頻率：每天至少一次；
參會類別：公司內(nèi)部自己團(tuán)隊(duì)的會、跟別的部門的會、跟客戶的會、論壇等等；
參會裝備：筆記本電腦(會上討論文件比較多時(shí))或者iPad(收發(fā)郵件)；
開會場所：大部分在公司開，一些很重要的問題可能在飯館或者咖啡廳與客戶聊；
創(chuàng)意會議形式推薦：內(nèi)容大于形式，開會是為了解決問題；
會議管理經(jīng)驗(yàn)：開會之前一定要讓所有參會的人心里清楚開會的目標(biāo)，第二是在會上不能分心，對于討論不出結(jié)果或者說不清楚的事情，可以考慮放一放。
如何跟客戶開會
第一、明確跟客戶開會要達(dá)成什么目的。
開會之前要明確會議的重點(diǎn)是什么，需要準(zhǔn)備哪些東西，會后想得到哪些東西。有的時(shí)候客戶自己都沒有想清楚的事情，他們自己都不知道要說什么，這時(shí)候更要跟客戶明確開會目的。關(guān)鍵在于解決問題，不然就是浪費(fèi)時(shí)間。
第二、明確自己在會議上扮演的角色。
分類來講，如果是跟客戶分享我們的服務(wù)或者產(chǎn)品，我們會講得比較多。如果是客戶向我們部署什么任務(wù)，就要多聽少說話。我們的角色是出主意的人，還是了解信息的人，還是幫助客戶去說服其他人等，都要搞清楚。
需要注意的是，有的時(shí)候和客戶開會不光只有我們媒介策劃公司，還會有參與項(xiàng)目會議的其他公司，比如研究公司、創(chuàng)意公司等。這種情況下，有些時(shí)候我們在項(xiàng)目的意見上會有很大的分歧，我們就需要注意自己的參會角色，斟酌言辭和溝通的方法。特別是對于不是我們負(fù)責(zé)的部分，一般來說不會特別去強(qiáng)調(diào)或反對，但同時(shí)也不能一味地讓步，這就需要權(quán)衡。切記不能喧賓奪主，否則會給自己和客戶帶來更多的麻煩。
第三、要符合客戶口味。
開會前要做好充分的準(zhǔn)備，要明確自己跟客戶的關(guān)系，要用客戶喜歡和容易接受的方式去跟他們交流。比如有的客戶喜歡看表格， 有的客戶喜歡看圖片，有的客戶希望更多的口頭溝通而不是單方面灌輸，需要把握好方式。
第四、會議結(jié)束一定要總結(jié)。
這是會議結(jié)束后必須做的一件事情，總結(jié)要發(fā)給客戶和每一個(gè)相關(guān)的人。因?yàn)楹芏鄷r(shí)候在會上說定的東西，客戶一轉(zhuǎn)頭就忘了，日后可能導(dǎo)致各種問題。作總結(jié)一方面是明確每個(gè)人的分工和職責(zé)，另一方面也是保護(hù)公司自身的一種方式。這點(diǎn)同樣適用于公司內(nèi)部的各種會議。
鄭國強(qiáng)
圣元國際營銷公司市場總監(jiān)
開會頻率：每周6次以上；
參會類別：部門內(nèi)部溝通會、跨部門業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會；公司月度會議、季度會議、年度會議、經(jīng)營會議；產(chǎn)品會、推廣會、培訓(xùn)會、媒介溝通會議等等；
參會裝備：筆記本電腦(座談會議，便于查看數(shù)據(jù)、信息等)；筆記本(參加平時(shí)常規(guī)會議，隨時(shí)聽、記、整理思路)；
開會場所：總部(常規(guī)會議)；張家界廬山、馬爾代夫等(旅游激勵)；歐洲(經(jīng)銷商會議)；
創(chuàng)意會議形式推薦：視頻會議、電話會議、網(wǎng)絡(luò)會議(Q**)；
會議管理經(jīng)驗(yàn)： 第一，會議前，要做好充分的計(jì)劃和準(zhǔn)備。會議的組織者，要明確會議的主題、通過會議要解決的問題，提前準(zhǔn)備好會議討論的基本要點(diǎn)、草案等，提高會議效率，否則容易跑題；第二，會議中，要做好會務(wù)的組織和相關(guān)會務(wù)工作。要有一個(gè)文筆較好、邏輯性強(qiáng)、認(rèn)真仔細(xì)的人做好會議記錄，及時(shí)將會議討論的結(jié)果、意見、決議等，在會后形成會議紀(jì)要，發(fā)給相關(guān)人員；第三，會議后，要有明確的跟進(jìn)和落實(shí)。對于會議形成的決議和意見，形成紙面的要求，明確完成時(shí)間、責(zé)任人，以及相關(guān)支持人等，并明確跟進(jìn)人，及時(shí)監(jiān)督、跟進(jìn)，通報(bào)進(jìn)度，確保會議研究的事項(xiàng)按時(shí)落地、執(zhí)行到位。
周例會這樣開
第一、固化時(shí)間和內(nèi)容，形成慣例和習(xí)慣，提高會議效率。
要固定時(shí)間點(diǎn)，比如每周一上午10點(diǎn)開例會，讓大家形成習(xí)慣，從而能夠提前安排好自己的工作。從內(nèi)容上講，總結(jié)上周做了什么， 各項(xiàng)重點(diǎn)工作的進(jìn)度，現(xiàn)在是什么狀況，下一步主要的工作，還需要什么支持，最終再統(tǒng)一強(qiáng)調(diào)，明確下一步的工作重點(diǎn)。關(guān)鍵是形成慣例，開會的時(shí)候議程明確、條理清楚、言簡意賅，才會提高效率。
第二、會議組織者做好會前梳理和會中引導(dǎo)，充分發(fā)揮主導(dǎo)作用。
作為部門例會的組織者，直接關(guān)系到整個(gè)會議的效率和效果。所以，要在會議之前梳理一下上周做了哪些事情，公司最近有什么動態(tài)， 下一步有什么策略和活動規(guī)劃等，對需要明確的重點(diǎn)內(nèi)容，要首先列一個(gè)大概的會議提綱， 以免遺漏。在人員匯報(bào)工作的過程中，哪些事情需要明確、哪些事情需要調(diào)整、哪些事情需要強(qiáng)調(diào)、哪些事情需要重點(diǎn)跟進(jìn)等，組織者都要非常清楚，適時(shí)強(qiáng)調(diào)和引導(dǎo)，以確保會議的順暢和明確會議的要點(diǎn)。
第三、群策群力、充分溝通，更好地發(fā)現(xiàn)機(jī)會、找出問題，并解決問題。
做市場，需要每個(gè)人、每個(gè)部門之間的相互溝通、協(xié)調(diào)、支持和配合，需要團(tuán)隊(duì)合作的精神。比如一個(gè)好的推廣活動，不僅需要設(shè)計(jì)部門充分發(fā)揮想象力和創(chuàng)造力，設(shè)計(jì)出更吸引眼球的海報(bào)和助銷工具，需要產(chǎn)品人員就品牌定位、企業(yè)形象等有個(gè)長期的規(guī)劃和建設(shè)，提出合理化的建議意見，還需要推廣人員跟一線人員充分溝通、發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)而拿出更簡單、可行的策略和措施，一個(gè)推廣活動涉及的環(huán)節(jié)、部門、人員、細(xì)節(jié)很多，需要相互之間充分的溝通，從多方面去碰撞問題、激發(fā)靈感、風(fēng)暴策略，從而找到更好的方案和方法。
葛承志
奇藝網(wǎng)銷售部運(yùn)營中心高級總監(jiān)
開會頻率：至少兩天一次；
參會類別：公司內(nèi)部會議(本部門會議、跨部門會議、總監(jiān)級的領(lǐng)導(dǎo)例會)、對外營銷會、客戶培訓(xùn)會；
參會裝備：筆記本、筆記本電腦、筆和會議相關(guān)資料、名片、激光筆、無線翻頁器(因?yàn)槌３５脚_前講PPT，用翻頁器比較方便，紅色激光能強(qiáng)調(diào)重點(diǎn))等；
開會場所：除公司、酒店外，還有咖啡廳；
創(chuàng)意會議形式推薦：曾經(jīng)在上海出差時(shí)，需要上海和北京的同事共同開會，于是兩地同時(shí)打開PPT，當(dāng)時(shí)用電話會議系統(tǒng)，將我在上海演講的聲音同時(shí)傳達(dá)給北京那邊。但我認(rèn)為不見面的會議解決問題的效率不如見面的會議高，有時(shí)候也表達(dá)不清楚；
會議時(shí)間管理：利用Outlook的會議通知，或者要求會議組織方提前發(fā)短信。
客戶培訓(xùn)會怎么開
第一、明確開會的目的和對象。
我面對的是奇藝網(wǎng)的廣告主、正在開發(fā)的客戶、廣告公司的人，他們來自市場部或采購部，是涉及廣告投放和營銷合作的部門。
開會前我會通過銷售部門的同事從客戶那里明確他們想知道的內(nèi)容，一般會要一個(gè)提綱，然后準(zhǔn)備相關(guān)的素材、做PPT。如果對方是較高級別的人，就不會講過于細(xì)節(jié)的東西。一般會介紹一下視頻行業(yè)的發(fā)展趨勢、奇藝網(wǎng)的理念以及整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的發(fā)展。
第二、當(dāng)聽眾三心二意怎么辦？
如果開會地點(diǎn)允許的話，我不會坐著講。因?yàn)殚_會的人也坐著，各自對著各自的電腦，如果雙方?jīng)]有目光交流，聽眾很可能聽一會兒就去做自己的事情或者發(fā)困。一般來講，我會站在投影儀的邊上講PPT，讓聽眾在看到PPT的同時(shí)也看到我，通過抑揚(yáng)頓挫的聲音和相互交流的面部表情來吸引聽眾的注意。
在開會過程中加上一些互動，比如講到發(fā)展歷史、社會熱點(diǎn)現(xiàn)象時(shí)，可以順勢提幾個(gè)小問題，使聽的人不至于睡著或者走神。
當(dāng)培訓(xùn)會的人數(shù)比較多的時(shí)候，演講時(shí)不可能照顧到每一個(gè)人的表情，就要下意識地增加一些互動環(huán)節(jié)，比如有獎提問，給回答正確的人分發(fā)小禮品；也可以做一些比較風(fēng)趣幽默的闡釋，利用社會的熱點(diǎn)問題做一些類比等，以此提高大家的收聽興趣。第三、需要注意的問題。
一般我會盡量控制時(shí)間，預(yù)留10～20分鐘時(shí)間給到QA環(huán)節(jié)，看大家有什么問題、意見和建議提出來。有的企業(yè)比較喜歡提問，而且問題也很尖銳，這些都能應(yīng)付。最可怕的是講完之后大家發(fā)愣，沒有任何問題。可能是他們不能了解我講的，或者他們不感興趣， 或者我講得不好。
這時(shí)候我會跟相關(guān)同事溝通，看下一步還需要講些什么，需不需要會后發(fā)書面資料給他們，或者將來準(zhǔn)備內(nèi)容的時(shí)候有什么需要注意的，為下次的培訓(xùn)積累經(jīng)驗(yàn)。
跨部門溝通會心得
很多人會忽視跨部門溝通會，其實(shí)這塊如果處理不好會影響整個(gè)公司的運(yùn)營?？绮块T溝通會從前期目標(biāo)的明確到溝通效率到后期的執(zhí)行力，都很重要。
在開會前，要做好充分的準(zhǔn)備，這種準(zhǔn)備甚至比見客戶更要充分。因?yàn)槊恳淮蔚目绮块T會議要講的東西和要解決的問題都是不一樣的。這種情況下，首先要有明確的目標(biāo)，將待解決的問題全部列好。在開會之前將這些問題發(fā)出，讓大家準(zhǔn)備好解決預(yù)案，然后拿到會上討論，就會比較有效率。
問題有兩種：一種是開放式問題，比如這是什么、該怎么辦等等；另一種是封閉式問題，即拋出問題后給出幾個(gè)選項(xiàng)，看各個(gè)部門之間對這幾個(gè)選項(xiàng)的態(tài)度，然后選出最優(yōu)方案?；蛘吒鶕?jù)這幾個(gè)選項(xiàng)引出另外一個(gè)解決問題的方式。我更傾向于拋出封閉式問題，讓大家在會前事先準(zhǔn)備好預(yù)案，就不會在會上扯得太遠(yuǎn)。
在會議末尾，會議組織者再強(qiáng)調(diào)一下今天講了什么，下一步的計(jì)劃是什么，還需要解決什么問題，做哪些溝通的準(zhǔn)備等等。每次會議之后做一個(gè)會議簡報(bào)， 用電子郵件的方式發(fā)給參會的人。
400-0571-361
