摘要：會議，故名思義“會而議”，而會議策劃則為“會而備”，下面就杭州伍方會議服務的會議策劃經(jīng)驗與心得淺作探討，借鑒給大家，共享會議策劃資源．

　　會議籌備：會議籌備前期應該先羅列出會議籌備時需要做的工作。像明確會議宗旨、落實會議主題、會議名稱、會議時間、地點及參會代表，包括會場的確定、經(jīng)費的談判等許多工作。而這些工作，光靠一個人是很難完成的，所以必須成立臨時會議籌備小組。

    籌備組大致由以下成員組成：籌備組組長、后勤處、秘書處。組長負責全過程的協(xié)調(diào)、安排工作。后勤處負責聯(lián)系各種會議所需的備品，包括聯(lián)系會場、攝影、投影及會議禮品、水果、鮮花等準備工作。秘書處負責的工作是整個會議的軟件部分，包括起草各種文檔、接待、協(xié)調(diào)等工作，是至關(guān)重要的。會議必備文件有以下幾個：《會議通知》、《嘉賓證（出席證）》、《會議服務指南》、《會議議程》、《會議注意事項》、《參會嘉賓通訊錄》、《籌備組通訊錄》等?！稌h通知》、《嘉賓證（出席證）》在會議召開一周前寄給參會人員,憑證出席，剩下的統(tǒng)一用會議文件袋裝好，備于會議前發(fā)給每個參會人員一份。

    需要強調(diào)的是《會議服務指南》中須注明會議宗旨、會議時間、地點、參會人員名單及會場內(nèi)情況的簡單介紹，最好附上一份會場地圖，便于參會人員了解會場情況；《會議議程》中包括整個會議的名稱、主題、時間安排、發(fā)言先后次序及發(fā)言主題、主辦單位與協(xié)辦單位等；《會議注意事項》主要是強調(diào)會議議題及宗旨，避免跑題、避免會場秩序混亂。

    開會前的兩小時內(nèi)籌備組必須布置好會議現(xiàn)場，一般中小型的會議現(xiàn)場布置要注意以下幾個方面：

　　一、賓客姓名標簽的擺放

    現(xiàn)在較為流行的是圓桌會議，因為這樣賓客不分主次、先后；但是如果正好會場沒有圓桌會議室怎么辦？那就只好選擇長型的，長型會議桌則一定要按賓客的身份、主次把順序安排好，在這方面多用些心，這個是至關(guān)重要的,一般會議主辦人應坐在右前方，賓客的主角坐在對面，依次類推，當然也可靈活掌握，但一定要有利于賓客的發(fā)言，提升會議氣氛。

　　二、投影、擴音設備的提前布置調(diào)試

    投影幕布盡量不要擋住會議室內(nèi)會議主題幕布或條幅，擴音設備應于會議前1小時調(diào)試好。

　　三、鮮花、水果的布置

    鮮花一定要鮮艷，水果一定要新鮮、漂亮，這都是為了使沉悶的會議室增添一絲亮點。

    當這一切準備工作全部到位后，或許會有提前到的嘉賓，這時一定要做好接待工作，不能讓客人感到冷場，給每個與會人員發(fā)一份會議資料，包括會議文件袋、筆記本和筆。然后，當嘉賓陸續(xù)到齊后，招待各位嘉賓入位，并吩咐會場服務人員倒上茶水。

    會議管理：會議管理看似簡單，但實質(zhì)上如果要把它做好也是得廢一番苦心的。會議要講究質(zhì)量。開會手機鈴聲此起彼伏、抽煙耳語、遲到早退、講話不入主題、會上不說，會后發(fā)牢騷等現(xiàn)象，都是會議質(zhì)量不高、會風不好的典型例子。會議管理要做好須注意以下幾個事項：

　　一、召開會議須事先明確三個角色：會議主持、會議調(diào)度和會議記錄。

    會議主持起到一個主線的作用，其職責是宣布會議開始、提出會議議題、把握會議時間、執(zhí)行會議制度、總結(jié)會議內(nèi)容、跟蹤會議結(jié)果。

    會議調(diào)度，起到把握整個會議主題，以防跑題的作用。一般由與會者中職位最高者擔任，負責控制會場秩序、緊扣議題議論、指定發(fā)言人、總結(jié)會議優(yōu)劣。

    會議記錄，詳細記錄會議的要點和細節(jié)，準備會議紀要，以便于會后做出客觀的會議評估。起到一個支持的作用，負責準確記錄會議的要點并發(fā)放會議紀要，最后確認執(zhí)行人及完成時間。

　　二、制定會議紀律并嚴格遵守。這個在給每個人發(fā)的會議材料中的《會議注意事項》里面就要寫明，諸如，進入會場前把手機調(diào)至振動或關(guān)機，這一點在與會者進入會場前也要提醒一下。

　　三、主持人、調(diào)度人利用各種方法使會議緊扣主題，提升會議氣氛，使與會的每一個人都敢于說、參于說，從而達到預期的效果。大家都緘口沉默對會議本身來說不是好事情，只有讓每個于會者都圍繞話題說出真正想說的，真正有價值的才達到了會議的最高境界。

　　會議追蹤：會議組織者除了通知、組織會議外，一定要保證會上決定的會議目標、工作任務得到全面貫徹。與會者在會上在充分討論一個事情后，必須馬上決定此事的負責人、需要協(xié)調(diào)的部門以及完成時間。最后會議跟蹤、監(jiān)督工作更是不容忽視。只有監(jiān)督將會議議項完成了，會議才真正結(jié)束了。

杭州伍方會議服務要提醒大家的是，以上不管是會議籌備還是會議管理，甚至是最后的會議跟蹤，都是一場會議成功舉行必不可少的步驟，缺一不可，都要小心謹慎對待。