由于工作關(guān)系，杭州伍方會議服務(wù)經(jīng)常參加不同企業(yè)、規(guī)格不一、內(nèi)容各異的會議，并在會議上進(jìn)行主題演講，或者受邀請深度參與企業(yè)各類重要會議的策劃?；谙盗袝h策劃的經(jīng)驗(yàn)積累，特將一些心得體會整理出來，與企業(yè)經(jīng)營者、市場策劃者一起探討、分享。

創(chuàng)新，會議策劃成功的靈魂

市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代，是一個(gè)文山會海的時(shí)代，什么招商會、新品發(fā)布會、答謝會、新聞發(fā)布會、客戶聯(lián)誼會，等等，不一而足。無論是客戶還是企業(yè)主，每個(gè)人都會接觸和參與幾場、幾十場乃至上百場會議，會議見多了，往往也就見怪不怪提不出來興致，甚至產(chǎn)生參會疲勞癥——不參加吧，又礙于情面，參加吧，是在浪費(fèi)時(shí)間。閉上眼睛就能知道，會議無非主辦方照本宣科讀讀稿子、發(fā)發(fā)禮品、吃吃喝喝而已。甚至不同的會議會贈送相同的禮品，更讓參會者哭笑不得。

根據(jù)伍方會議的觀察，絕大多數(shù)企業(yè)召開會議，往往按部就班，為會議而會議，抱著把一件事情做完即結(jié)束的心態(tài)。如此以來，整個(gè)會議就只是走流程，死氣沉沉、沒有亮點(diǎn)，其會議效果可想而知。其實(shí)，作為企業(yè)的經(jīng)營管理者，一定要有會議創(chuàng)新意識，要把每一次會議都看成一個(gè)創(chuàng)新的項(xiàng)目去做，要把“整合、借勢、出奇、放大”作為創(chuàng)新的立足點(diǎn)，沒條件的創(chuàng)造條件，有條件的放大條件，同樣條件的挖掘差異點(diǎn)。如此以來，會議才有成功的可能。

杭州伍方參與策劃會議時(shí)，都把創(chuàng)新列為第一要義，盤整客戶方——企業(yè)的資源，與客戶展開頭腦風(fēng)暴，經(jīng)過一道道流程的推進(jìn)，最終為客戶奉上精心炮制的會議大餐。如此以來，企業(yè)高興、客戶愛聽、媒體滿意，伍方會議公司亦有成就感，各方皆大歡喜。

主題策劃，會議效應(yīng)最大化

會議主題，是對會議的一個(gè)整體概括，會高度濃縮會議的內(nèi)容，為會議性質(zhì)定調(diào)。而一個(gè)響亮的會議主題名稱，不僅將對會議起到畫龍點(diǎn)睛的作用，而且能夠帶來延續(xù)的傳播效應(yīng)和社會高關(guān)注效應(yīng)，并以此對企業(yè)形象和品牌形象的拉升具有雙重助推效果，是形象塑造的極佳手段。

“XX新品發(fā)布會”、“XX招商會”、“XX客戶聯(lián)誼會”，這樣的名稱我們是司空見慣，但單憑這樣的會議名稱，能夠引起多少各界的興奮點(diǎn)呢？不被人關(guān)注將成為必然！

新聞策劃，跳出來說故事

有些企業(yè)開會，希望邀請些媒體參會，能夠幫助做做宣傳。實(shí)事求是地說，這樣的企業(yè)已經(jīng)有了一定的營銷意識，但如何用好媒體的力量，將媒體的宣傳效應(yīng)最大化，卻未必有多少企業(yè)能夠明白。伍方會議公司曾受邀請參加過一家企業(yè)的招商會議，并在會上進(jìn)行主題演講。這家企業(yè)也通過各種途徑邀請了一些新聞媒體參加會議，給了一個(gè)短短幾百字的新聞通稿完事。然而，由于對媒體的運(yùn)作流程特點(diǎn)了解甚少，結(jié)果除了行業(yè)媒體做了會議的報(bào)道外，其他媒體幾乎沒有進(jìn)行會議報(bào)道，或者即便有報(bào)道的也只是三兩百字的“小豆腐塊”，企業(yè)花了不少錢卻沒有達(dá)到期望的結(jié)果。

流程策劃，不放過任何一個(gè)環(huán)節(jié)

伍方會議也曾經(jīng)受邀參加過一家企業(yè)的會議，整體感覺就是亂，人員分工亂、會議議程亂、會務(wù)接待亂、住宿安排亂、時(shí)間掌控亂、環(huán)節(jié)設(shè)置亂、跟單促單亂，如此的會議組織，甭想有好的會議效果。

而一場好的會議，必須要做到人員明確分工，會議流程有條不紊，每個(gè)人、每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)時(shí)點(diǎn)做什么樣的事情，都必須清晰而詳盡，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏忽或者跟進(jìn)不到位，均有可能影響整體的會議效果。

因此，對會議做充分的準(zhǔn)備、明確每個(gè)人的職責(zé)、進(jìn)行持續(xù)的培訓(xùn)、及時(shí)的信息溝通和持續(xù)的會議協(xié)調(diào)就顯得極為重要。關(guān)于會議流程話題，在這里就不再展開了。

嘉賓策劃，讓各方來賀

有家企業(yè)，規(guī)模也不大，知名度也不高，也沒有召開過像樣的會議。該企業(yè)輾轉(zhuǎn)邀請了一位專家，于是把專家奉為神明，言必稱專家如何如何說，甚至還準(zhǔn)備把整個(gè)會議辦成該專家的“演唱會”，所有內(nèi)容均圍繞專家去考慮。恰巧，該公司邀請伍方會議公司做會議策劃，在了解完情況后，伍方會議直接投了否決票——堅(jiān)決反對！

為了投反對票，我們給出了兩個(gè)理由：首先，專家也不是全能的，他也同樣需要分領(lǐng)域，在一個(gè)領(lǐng)域很專業(yè)和資深，但在另外一個(gè)領(lǐng)域卻未必擅長。恰恰這家企業(yè)做的是招商會議，而專家則是污水處理的專家，需求并不能對接起來。第二，運(yùn)作一個(gè)會議時(shí)，主次一定要分明，即無論哪路的專家還是神仙，他們都是為你這個(gè)會議來唱戲的，是給你助興捧場來的。說得再直白一點(diǎn)，嘉賓更多的是一個(gè)會議策劃的道具，而企業(yè)以及企業(yè)欲達(dá)成的結(jié)果即會議目的才是根本，要讓嘉賓們圍繞會議目的發(fā)出其應(yīng)有的聲音，要讓他們做指定的動作，而不能被嘉賓所“綁架”。

參考資料：上海卓躍營銷咨詢傳播機(jī)構(gòu)（杭州伍方會議服務(wù)有限公司合作伙伴）