首先讓伍方會議服務(wù)設(shè)定一個簡單的前提條件：無論您有多專業(yè)，無論您有多少年會議管理經(jīng)驗，在策劃和管理國外會議時，如果沒有當(dāng)?shù)毓?yīng)商合作伙伴提供協(xié)助，您千萬不能擅自行動。如果你認(rèn)為所有事情你都能一個人搞定，就像你在國內(nèi)組織會議一樣，那你還是選擇在國內(nèi)召開吧。如果到國外舉辦會議，就把當(dāng)?shù)氐墓?yīng)商列一個表格，你會因此節(jié)省時間和費(fèi)用。
　　以下是您選擇供應(yīng)商之前必須要問的10個最重要的問題，它們適應(yīng)于所有你需要考慮的目的地管理公司、專業(yè)會議組織者、旅游公司、運(yùn)輸公司或任何其他供應(yīng)商。
　　
　　1、你們公司從事該行業(yè)多長時間了？
　　
　　一般來說3年時間足夠讓一個公司的內(nèi)部運(yùn)營達(dá)到穩(wěn)定狀態(tài)并在行業(yè)內(nèi)獲得一席之地。我絕對不會冒險選擇一家剛成立的機(jī)構(gòu)承辦會議，除非我對該機(jī)構(gòu)所有者個人非常了解，且以前和她/他有過成功合作的經(jīng)歷。
　　
　　2、你能提供3位與我的參會人員或會議性質(zhì)類似的客戶的姓名和聯(lián)系方式嗎？
　　
　　你獲得這些信息后，要立即發(fā)郵件或打電話給這些客戶。你一定想知道該供應(yīng)商是否真的了解你的參會者的特殊性以及與別人的細(xì)微差異，確定其運(yùn)營團(tuán)隊能否履行銷售人員許下的服務(wù)承諾。
　　
　　3、您能否提供你們的銀行和債權(quán)人信息？
　　
　　對于上市公司來說，要核實其財務(wù)信息并不難。對于你一無所知的民營或私營企業(yè)，至少你要向公司的銀行所要一份確認(rèn)函，但是知名銀行出具的能夠證明該公司目前業(yè)務(wù)往來頻繁的財務(wù)報告，并不能保證公司未來的財務(wù)實力，而與商業(yè)銀行和活動帳戶之間良好的合作關(guān)系才是其業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)正常的指標(biāo)。你還可以從公司的3位債權(quán)人那里獲得相關(guān)信息，看看公司的帳戶信息是否處于更新狀態(tài)，公司支付帳單和費(fèi)用是否及時，當(dāng)然這也不能保證公司未來就不會破產(chǎn)，但是至少能反映公司目前的財務(wù)狀況是否健康和管理者的責(zé)任感。
　　
　　4、你們公司或者公司的職員是否在至少一個以上地區(qū)性專業(yè)組織或協(xié)會中任職的？最好是在國際性專業(yè)協(xié)會的成員？
　　
　　協(xié)會成員身份并不是能力或執(zhí)行力的保障，但是它能反映公司的管理符合國際公認(rèn)的專業(yè)水準(zhǔn)和行為規(guī)范，也反映出公司愿意向行業(yè)內(nèi)的同行靠攏，并且愿意在繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)上投入時間和財力，這些都是反映公司好的跡象。
　　
　　5、所有必要的證件都是當(dāng)時有效的嗎？
　　
　　對于營業(yè)執(zhí)照的要求也許各個國家的法律規(guī)定不一樣，但是如果有法律要求，你的當(dāng)?shù)睾献魃虘?yīng)當(dāng)持續(xù)更新證件，保持其有效性。
　　
　　6、是否有必要的保險？
　　
　　和營業(yè)執(zhí)照一樣，對保險的要求各國不一樣，絕大多數(shù)發(fā)達(dá)國家要求公司投保某種類型的商業(yè)保險。由于保險在美國備受關(guān)注，因此即使在法律要求較為寬松的國家，大多數(shù)與美國客戶合作的著名供應(yīng)商都會購買保險。
　　
　　7、我可以參觀你們的辦公時并和你們的員工見面談?wù)剢幔?/strong>
　　
　　如果對方對此問題的回答不是爽快地答應(yīng)“可以”，可能意味著該供應(yīng)商沒有能夠舉辦你的會議所需的物力和人力。如果有辦公室，那就要現(xiàn)場考察一下。辦公地址位于城市的什么位置？使用的是什么樣的IT和通信設(shè)備？員工是否忙碌？他們是否快樂？你看了員工的工作狀態(tài)后對公司的整體印象如何？
　　
　　8、負(fù)責(zé)運(yùn)營工作的員工的英語能力是否和銷售員工的一樣好？
　　
　　一定要堅持和運(yùn)營團(tuán)隊的員工談話，如果他們的英語能力并不像銷售人員向你口若懸河地推銷業(yè)務(wù)時吹噓的那樣好，那么你和你的員工以后如何與他們現(xiàn)場溝通尤其是遇到緊急情況時？
　　
　　9、我們之間的合作能否控制在我的費(fèi)用預(yù)算范圍內(nèi)？
　　
　　我總是在一開始時就告訴對方我的會議預(yù)算和限額是多少，這并不是說你不能或不應(yīng)該和國外的供應(yīng)商進(jìn)行價格談判，而是為你的談判的準(zhǔn)確性和成功打下基礎(chǔ)。只有提供了準(zhǔn)確、真實的信息，供應(yīng)商才能制定出建議書，這是相互建立長期信任關(guān)系的第一步。我和供應(yīng)商的合作中對于哪些錢我能化哪些不能花會直截了當(dāng)?shù)卣f明白，所以我的預(yù)算通常會創(chuàng)造更多的價值。他們喜歡坦誠、專業(yè)的對話方式，這樣不僅不會浪費(fèi)他們的時間，他們往往還能找到提升建議方案價值含量的創(chuàng)新方法。
　　
　　10、我的直覺告訴我什么？
　　
　　相信你的本能，合作默契、感覺舒服和相互信任至關(guān)重要。在所有的關(guān)系中，與國外的供應(yīng)商之間的關(guān)系往往依賴于一些無法確定的因素，它們無法量化、無法通過互聯(lián)網(wǎng)或證人提供的信息研究論證。我們愿意和自己喜歡的人打交道，有時候我們會“一見鐘情”，很快就能建立長久的富有成效的合作關(guān)系，而有時卻不能“速成”。我有幸遇到了世界上非常出色的人并與他們長期合作，在歷經(jīng)幾十年的合作后，他們?nèi)匀皇俏易钪档谜湎У暮献髡吆团笥?。通過與他們的合作，我接觸到全球資源網(wǎng)絡(luò)里的其他成員，必要時我們繼續(xù)彼此協(xié)助，分享經(jīng)驗和建議。