可以毫不夸張地說，每一個
國際會議都是一個系統(tǒng)工程，只因各自的層次高低不同、規(guī)模大小不一而迥異。從鄰近各國，甚至世界各地，調(diào)兵遣將匯集數(shù)十人乃至數(shù)千人至某地參加一次國際讎已屬不易。會議中，既要使代表們能開誠布公，暢所欲言，又要使會議的高座雄辯中保持一致，善始善終，更費周折。何況國際會議的與會者都有一定的身份，不是專家教授，便是社會賢達；不是商賈巨富，便是部長大臣。如會務(wù)安排發(fā)生差錯或生活接待有所疏忽都會造成不良的國際影響，使組織者感到尬尷，使代表們感到遺憾。國際會議還是個跨行業(yè)、跨部門的工作，從外事到旅游，無不一一涉及。它必須有許多單位的密切配合與合作，層層負(fù)責(zé)，環(huán)環(huán)扣緊，才能事竟于成。進行這樣的系統(tǒng)工程，如不事先預(yù)作周密的策劃，而是“跟著感覺去走”，走一步看一步，就難保不出問題。對國際會議要預(yù)做認(rèn)真策劃的目的是：
一、有條不紊地進行工作。有了策劃，什么時間完成什么，完成到什么程度，由誰來完成，便心中有數(shù)，可以避免盲目性和隨意性，加強時間觀念。
二、預(yù)見可能遇到的困難。未雨綢繆。策劃即使不能防止意外險阻的出現(xiàn)，至少能使人處變不驚，增加工作的主動性。
三、對各種需要做出估計。兵馬未動，糧草先行。國際會議需要充分的人力、物力和財力支持。有了規(guī)劃才能估計到各種需要的種類、數(shù)量和出現(xiàn)的時間，預(yù)做準(zhǔn)備，防患于未然。國際會議的組織者理所當(dāng)然地要認(rèn)真進行策劃，其他與會人士雖不直接從事策劃，但熟悉一下國際會議的形成和內(nèi)中的問題，也定會有所裨益。
策劃國際會議需要注意：
一、及早動手。通常一個大型國際會議的構(gòu)思、醞釀和策劃一年前就要開始。策劃是個漸進的過程。在構(gòu)思和醞釀階段中，策劃的雛形實際上也在形成，只是待籌備進行到一定階段時，人們要求看到工作設(shè)想和實施方案，正式的策劃才破繭而出。經(jīng)驗表明，策劃宜早不宜遲，原因是需要留出討論、修改和審
批的充分時間。
二、全面考慮。國際會議的準(zhǔn)備工作涉及方方面面，需考慮周詳，避免因一時疏漏在將來造成損失。如會議主題選擇不當(dāng)就可能使會議談不起來；如時間選擇不當(dāng)，正值寒冬或酷暑，就會使用權(quán)與會者叫苦不迭；如會場未選合適，會議服務(wù)跟不上來，就會使會議陷于停頓。智者千慮必有一失，雖不應(yīng)對策劃者求全責(zé)備，但策劃者也決不能因此而放松努力。特別要抓緊關(guān)鍵環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)大的閃失?
三、訂出落實的時間表。為了保證策劃能按時實施，必須訂出各階段任務(wù)的具體落實時間表。這一時間表是督促檢查的依據(jù)，也是掌握進度，調(diào)整快慢的準(zhǔn)繩。經(jīng)驗證明，掌握以下兩個環(huán)節(jié)是關(guān)鍵：
1．會議請柬發(fā)出的時間；
2．代表抵達和簽到的時間。
會議請柬的發(fā)出是會議前期準(zhǔn)備完成的重要標(biāo)志。很難設(shè)想在會議名稱、主題、時間、地點、與會范圍及經(jīng)費確定和落實之前，就發(fā)出請柬。代表的順利抵達和簽到則是會前準(zhǔn)備已經(jīng)全部就緒，會議即將開始實質(zhì)性活動的另一重要標(biāo)志。因此，如能科學(xué)地確定發(fā)出請柬和代表報到的時間，并認(rèn)真予以執(zhí)行，其他準(zhǔn)備工作便可一一帶動。
四、借助他山之石。對于我們許多人來說，國際會議還是一個相對的新事物。我們的知識有限，經(jīng)驗不足，應(yīng)當(dāng)求助于國內(nèi)外的先行者，汲取他們的經(jīng)驗教訓(xùn)，結(jié)合本行業(yè)、本部門、本會議的特點，加以具體策劃。別人的總結(jié)、規(guī)劃、報告都有參考價值，可以借來一閱。有時，“與君一席談勝讀十年書”，也不妨一試。
對策劃國際會議的目的和注意事項有了基本了解之后，我們就可以就策劃中經(jīng)常遇到的問題做進一步探討。
一、會議宗旨
所謂會議宗旨就是指舉辦某一特定國際會議的目標(biāo)。對此，會議的主辦者都會準(zhǔn)確和簡明的語言加以闡明。例如1981年在墨西哥舉行的坎昆首腦會議的主要目的便是：“通過國際元首和政府首腦，對全球談判和其他講臺上關(guān)于國際經(jīng)濟合作的其他努力，獲得認(rèn)識上的真正一致，并給予積極的政治推動，以促進全球談判達成協(xié)議。”從這段文字里，我們至少可以看出三層意思：
（一）與會者的層次：國際元首和政府首腦；
（二）目的：促進全球談判達成協(xié)議；
（三）手段：對全球談判和其他講臺上關(guān)于經(jīng)濟合作的其他努力，獲得認(rèn)識的真正一致，并給予積極的政治推動。
二、會議名稱
我們每個人都有一個姓名--張三、李四、彼得、約翰。國際會議成千上萬，也各有名稱，以示區(qū)別。人的姓氏取自山川樹木、飛禽走獸、職業(yè)工種、冊封官銜。國際會議則可以得名于：
（一）所屬國際機構(gòu)的名稱，如聯(lián)合國大會、國際紅十字大會、各國議會聯(lián)盟大會、扶輪國際大會；
（二）與會國所屬的集團，如西方七國首腦會議、世界穆斯林大會、歐佩克（石油輸出國組織）部長級會議、英聯(lián)邦政府首腦會議；
（三）與會國所在的地區(qū)，如泛美會議、非洲國家首腦會議、亞太區(qū)域和平會議、歐洲安全和合作會議；
（四）舉行會議的地點，如舊金山會議、萬隆會議、布雷頓森林會議、達沃斯世界經(jīng)濟論壇；
（五）所屬專業(yè)或職業(yè)，如世界林業(yè)會議、聯(lián)合國海洋法會議、國際敦煌學(xué)術(shù)會議、亞洲胸外科醫(yī)生會議；
（六）突出的國際問題，如聯(lián)合國最不發(fā)達國家會議、世界人口會議、柬埔寨巴黎國際會議、關(guān)于裁軍問題的特別聯(lián)大；
（七）社會主張或政治運動，如世界反對各族隔離行動大會、亞非人民團結(jié)大會、世界佛教徒大會、國際社會常代表大會。
為了使用上的方便，國際會議常用簡稱。為此，需查核會議的全稱，以確定何所指。如“日內(nèi)瓦會議”便不計其數(shù)。假若不加以限定，就無法使人對號入座。我國在50年代中期就參加過兩次日內(nèi)瓦會議。一次是1954年關(guān)于朝鮮和印支問題的日內(nèi)瓦會議，另一次是1955年關(guān)于老撾問題的日內(nèi)瓦會議。
國際機構(gòu)召開的常會、例會通常都排以序號，以表明會議的順序并便于辨別。例如，第X屆特別聯(lián)大、第X屆不結(jié)盟國家和政府首腦會議、太平洋經(jīng)濟合作會議第X屆國際大會等。除序數(shù)外，人們還經(jīng)常在常會、例會的名稱上標(biāo)明會議的主題。例如，在“第一屆特別聯(lián)大”前又冠以“關(guān)于巴勒斯坦問題”的字樣，形成意思更為完整的“關(guān)于巴勒斯坦問題的第一屆特別聯(lián)大”。
國際會議的名稱應(yīng)力求簡短、易讀、易記。以為把名稱叫得越復(fù)雜便函顯得越重要的認(rèn)識是沒有根據(jù)的。至少從公關(guān)的角度來看是不可取的。舉例，稱“亞太合作國際會議”便足矣。如取名“亞太合作國際會議：日、美、中新興工業(yè)經(jīng)濟及東盟的作用”便嫌繁冗了。
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