近期、伍方會議服務(wù)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險管理必不可少，但是難度很大，它能讓會議策劃者遠離吃官司的危險，而風(fēng)險管理又往往被忽視。

根據(jù)《成功會議》的姊妹出版物《會議資訊》的最新研究結(jié)果，在350名被調(diào)查的會議策劃者中只有16%的人認為風(fēng)險管理極其重要，55%的策劃者承認對于處理緊急事件他們毫無正規(guī)的對策。

雖然遭受恐怖襲擊、傳染性疾病或自然災(zāi)害的概率很小，但是會議策劃者遭遇其它危急情況的可能性非常高，因此風(fēng)險管理戰(zhàn)略很有必要。比如喝醉酒的參會者駕駛高爾夫球車、獲獎?wù)邚奈枧_跌落或發(fā)生火災(zāi)時需要從樓內(nèi)緊急疏散等。在這些情況下，恰當?shù)暮贤赡茏屖录Y(jié)果相差萬里，其意義可能是一場官司和一個鬧劇或逸聞趣事的區(qū)別。這里《成功會議》雜志為會議策劃者支招，告訴他們應(yīng)當如何處理17種潛在的危險情形。

1、所有人都出去

如果發(fā)生必須撤離酒店的情況，那一定是十萬火急必須立即撤離的時刻。策劃者當然知道緊急出口要清楚標記、疏散地圖要公開張貼、應(yīng)急照明和滅火器要隨時備用。但是“疏散情況從來不會發(fā)生在你準備就緒的時候。”Erin Peschel如此說道。他是俄亥俄州劉易斯森特Northpointe 會議中心的市場和營銷總監(jiān)。

在發(fā)生緊急情況時，參會者不可能有時間去細讀貼在墻壁上的疏散說明，因此Peschel 建議每天早上增加一項“安全須知一分鐘”的活動，讓參會者快速了解附近應(yīng)急出口、當?shù)貝毫犹鞖夂推渌嚓P(guān)信息。“這不是要嚇唬他們，而是讓他們了解情況。” 

Peschel 說，“如果我們平時有了安全教育，發(fā)生需要緊急撤離大樓的情況時，人們會更加沉著冷靜。” 

2、地滑與跌到 

如果參會者不幸滑倒，他的心情馬上會跌到谷底，這一天都會過得很郁悶。如果發(fā)生這種情況，“我們會馬上實施我們稱之為‘照顧、關(guān)愛和共鳴’的計劃。”休斯敦洲際酒店的安保主任Stan Alexander說。如果問題嚴重，參會者受傷了，應(yīng)當立即撥打911 。

“我們也很想找出這類意外發(fā)生的根本原因。我經(jīng)歷的案例中有的是因為地上有水滑倒了， 也有因為高跟鞋的鞋跟底部沒有橡膠，只有金屬（螺釘）而跌倒的情況。”他還強調(diào)了一個必須注意的重要情況，就是跌到后參會者會很尷尬，他們會盡快離開跌倒現(xiàn)場。如有必要，可以收集證人的陳述和電話號碼。

3、菜品說明要詳細

 “我們見過太多的花生、海鮮過敏癥參會者，且過敏反應(yīng)的嚴重程度正在上升。”Peschel說。雖然有嚴重過敏反應(yīng)的客人一般會提前告訴酒店，Peschel建議會議策劃者提前向參會者了解此事，讓酒店知道某些必須特別注意的事項。
    對于那些沒有提前告知其有過敏癥的客人，一定要將食物的所有原材料成分寫在標簽上——不能只寫主要原料。Peschel說，由于現(xiàn)在的主廚越來越追求宴會中食物制作的新意，他們要使用各種各樣的原料，其中很多原料的用量非常少，但是也足以引起過敏反應(yīng)。
    Matt Bencivenga是一名行政主廚，是Wolfgang Puck餐廳的合伙人，他補充說：“讓員工知道對食品原材料都有所了解也很重要，這樣他們知道每樣菜品該如何分類。我們的做法是把菜單打印出來，重點標出那些含有過敏性原料，如花生、花生油、牛奶和谷蛋白的菜品。” 

4、氣味過敏癥

氣味過敏癥如何處理呢？“有些員工對氣味過敏，我們必須加倍小心。”Peschel 說，“我們在大堂和其他地方放鮮花時要有所限制。”她建議策劃者向參會者詢問有無過敏癥，將獲得的所有信息傳遞給酒店，一定要是未經(jīng)修改的參會者的原話。如有必要，酒店可以索要特殊客人的聯(lián)系方式。

會議策劃者還可以關(guān)注一下防過敏客過濾房，這種專用房間經(jīng)過嚴格的流程，消除或最大程度減少了過敏原，包括膜孢、酵母、塵螨、氯以及過敏原散發(fā)的氣味。提供過濾客房的酒店有邁阿密康拉德酒店、波士頓四季酒店、華盛頓東方文華酒店和比佛利半島酒店等。

5、魚類食品

如果菜品中有生食貝、生魚片壽司或其他未經(jīng)煮過的魚類，這些生食很容易造成災(zāi)難性的事件。“首先必須選用非常新鮮的魚和貝類，”Wolfgang Puck餐廳的主廚Bencivenga提醒說，“對于貝類，我們使用的原料要求食用前在酒店的儲貨時間不超過兩天。”他補充說，“收到送貨時要仔細察看、驗收，再妥善保存。”

“到做菜那天，我們會最后做海鮮，上菜前菜品放在由冰雕或冰塊做成的展示盤里，海鮮必須直接放在冰塊上并用濕的涼紗布蓋在上面，等客人進入房間后才能拿掉紗布。為了隨時添加食物，我們把大淺盤放在冷凍箱里，當服務(wù)員需要從廚房取食物時，我們就把海鮮裝在盤子里，然后放在冰塊上。”

6、沒有人想吃生雞肉

干的、煮得太老的肉和家禽不能激起人們的食欲，但是沒煮熟的肉制品會讓人望而生畏。

“這方面只有依靠培訓(xùn)，還要給員工提供合適的溫度計。”Bencivenga說，“我們喜歡用即讀式溫度計。你只要用溫度計測量一下每個部位的溫度，看看是否達到了這個部位要求的內(nèi)部熱度就可以做出判斷了。烹煮雞肉時，肉的內(nèi)部溫度要達到170度，之后燉煮的溫度保持145度以上。做雞腿更需要技巧，整雞烤制時，這些部位需要的時間更長一些，所以要分部位測試溫度。牛肉、小牛肉、羊肉要煮到肉的內(nèi)部溫度達到145度，豬肉應(yīng)達到160度。”

7、蘋果有毒

即使你把所有危險都考慮到了，參會者仍然有可能因為宴會的食物而吃出毛病來。如果發(fā)生了這樣的事情，最重要的是采取主動，不要寄希望于問題會自己解決或想當然地認為參會者是因為前天晚上逛酒吧吃病的。“會議策劃者一旦發(fā)現(xiàn)可能是食物中毒的情況，在安排好病人就醫(yī)后要立即聯(lián)系食品供應(yīng)商。”Bencivenga說，“食品供應(yīng)商接到電話后，他們應(yīng)當立即聯(lián)系衛(wèi)生管理部門。這個過程越快越好，如果真的是因為食物中毒導(dǎo)致疾病，要找出疾病的源頭就要容易很多。然后衛(wèi)生部門會展開調(diào)查，包括檢查員工衛(wèi)生、廚房衛(wèi)生和食品儲藏情況。” 

8、提供低酒精度的飲料

讓參會者不要因為戀酒而喝得酩酊大醉的一個方法是提供酒精含量低的特殊飲品。Brigitte Liebowitz是紐約哥倫比亞大學(xué)調(diào)酒藝術(shù)學(xué)院和哥倫比亞酒吧接待機構(gòu)的公關(guān)經(jīng)理，他最喜歡的調(diào)酒方式是：“燒酒雞尾酒（主要由清酒、色李酒、橙皮甜酒和汽水調(diào)制而成）經(jīng)過‘改良’后可以變成極佳的低度飲料：雞尾酒/色李酒和汽水或雪碧兌在一起，就變成了典型的蘇打白酒。你還可以將味兒調(diào)得再淡一些，因為色李酒的味道很特別，喝起來讓人感覺酒精度反而更高了。如果你用蘇打水取代雪碧，也能兌出酒精度極低的飲料。” 

9、謹防醉酒駕車

“從別人手里拿走車鑰匙是一件需要技巧才能完成的事情，特別是當這個‘別人’是和你沒有個人交往的上司或同事時會更加棘手。”Liebowitz說，“其實只要一句簡單的‘我正好和你同路，我們可以做個伴兒，你搭我的便車吧？’這個方法通常管用。” 

Julia Rutherford Silvers是《會議風(fēng)險管理》一書的作者，他的建議是：“在活動前要和主辦方討論風(fēng)險情況以及醉酒責(zé)任劃分的問題，另外還需獲得酒品供應(yīng)商的協(xié)助，讓舉辦方同意指定一個專人來監(jiān)督和干預(yù)參加活動的客人。但是態(tài)度要禮貌、誠懇，這樣才能讓場面不尷尬、不生硬。避免只在旁邊當看客，讓客人的朋友說服客人把車鑰匙交給別人。” 

10、謹防醉酒駕高爾夫球車

雖然很多高爾夫球手是“酒”中豪杰，也是駕駛高爾夫球車的老手，但是如果這兩個身份同出現(xiàn)，卻是一件非常危險的事情。奧蘭多Rosen Shingle Creek酒店的高爾夫活動總監(jiān)Dave Scott先生建議說：“免費贈送的酒加上酒品消費沒有限額，客人喝得忘乎所以的可能性更大了，所以會議策劃者要想方設(shè)法限制客人喝酒的量，提供給高爾夫客人的酒券要適量限制。” 

會議策劃者應(yīng)當向負責(zé)接待的服務(wù)員請教。Scott在談到他酒店的服務(wù)員所受到的培訓(xùn)時說：“酒吧里的所有人和高爾夫球車服務(wù)員都參加過服務(wù)培訓(xùn)，他們訓(xùn)練有素，知道如何辨別哪些人喝酒是需要‘被管制’的——而且也必須這樣做。”

11、避開危險

打高爾夫的人中通常也有經(jīng)驗不足的新手，這些新手造成球場意外（例如不小心把球打到同伴的頭上）或受傷（例如在球棒揮舞的區(qū)域走路）的幾率更大，對此會議策劃者該如何處理？

“告訴他們要打有準備的球。有人打球時，千萬不要站在球手的正前方。”Scott說。所謂要打有準備的球是球手擊球時要心中有數(shù)，準備就緒了才打球，而不是聽從于一時的口令擊球。他還建議會議策劃者“讓球手擊球時將角度拉開，注意周邊人員的安全。有人打球時，不要站在球手的前方位置，要和球手并排站立。”策劃者也可以要求高爾夫球場在每輛球車上貼上提醒語。

12、提示語的作用

對酒店現(xiàn)場檢查時，要特別留意酒店里各個地方提示語的使用。

“從會議策劃者的角度來說，你在做現(xiàn)場考察時，應(yīng)該把那些提示語當成是酒店設(shè)施應(yīng)有的一部分，不用問就能感覺到它們的存在。”Peschel補充說道，“在所有應(yīng)該有的地方，你應(yīng)該都能看到。”同時，如果酒店員工在工作中使用了不適當?shù)墓ぞ撸惨灰挥涗浵聛?mdash;—例如站在椅子上貼海報。如果員工工作中使用的不是最安全、最合適的工具，那么可以看出這個酒店沒有把安全放在第一位。

13、小心絆倒

不安全的電線、繩索是所有策劃者和參會者最大的安全隱患。為了避免因絆倒引起的風(fēng)險，要仔細察看當?shù)氐姆ㄒ?guī)制度，會議或活動前要進行一次全面的排練。“由于不同地方法規(guī)對電線外粘膠布或覆蓋物的方法、種類和厚度要求不同，所以在活動開始前要和功放供應(yīng)商協(xié)商。”Rutherford Silvers說道，“在開門前進行一次排練，確保電線安裝沒有問題，無電線外露或可能導(dǎo)致絆倒的隱患。”

休斯敦洲際酒店的亞歷山大先生甚至建議策劃者要指定專門的安全負責(zé)人，該負責(zé)人在活動開始前進入房間，檢查電線問題以及是否符合消防法規(guī)的要求，舞池是否運轉(zhuǎn)正常，有無安全隱患。

14、舞池的隱患

說到舞池，亞歷山大提醒會議中心年久失修的舞池地板存在很大的安全隱患。他建議策劃者要以挑剔的眼光看待舞池的設(shè)施，尤其是木地板之間的間隙，如果間隙過大，可能會把高跟鞋卡住，從而扭傷參會者的腳踝。

策劃者還應(yīng)當讓舞池的主持人提醒客人不要將玻璃杯帶進舞池。一旦被子打碎，在酒店沒來得及清理碎片前，玻璃碎片和地板上的水就會傷到舞池里的客人。

15、點名的技巧

你有過多少次這樣不堪的經(jīng)歷：會議結(jié)束了，可是你發(fā)現(xiàn)還是找不到名字標簽上的那個人？這種情況除了一點點尷尬之外，還可能成為其他麻煩事的起因。（“嗨！你好嗎？”你絞盡腦汁想這個人是誰，就在你不注意的時候發(fā)現(xiàn)你的錢包不翼而飛了。）

“名字標簽確實是一個大問題，尤其是會議地點選在熱門景點時更是如此。”亞歷山大說。他見過的一個行之有效的策略是“在入口處放一個盒子，要求參會者‘請?zhí)舫鲎约旱拿謽撕?，這樣我們就知道你來參加會議了，會后請將標簽放回這里’。”

16、近在眼前的危險

如果會議地點存在安全隱患或位于安全不好的城市，最好的方法是提前做好安全調(diào)研，提醒參會者倍加小心。亞歷山大的建議是，策劃者如果發(fā)現(xiàn)一個酒店提供7×24小時的內(nèi)部安保服務(wù)，這證明酒店服務(wù)質(zhì)量好，但“很多情況下酒店安保經(jīng)理在你面前出現(xiàn)的時候往往不是你需要他們的時候（酒店提供安保人員是養(yǎng)兵千日用兵一時的投資）。”

Rutherford Silvers補充說，”策劃者應(yīng)當與當?shù)氐膱?zhí)法部門和會議地點管理機構(gòu)協(xié)商，確定需要高度警惕和預(yù)防的具體事情。給參會者提供一些具體的建議：什么事情不可以做，哪些地方不可以去（或者不能單獨去）；如果他們想做某件事情或要去某個地方，我們可以提供哪些服務(wù)，應(yīng)當尋求哪些服務(wù)等。提建議的方式可以是‘您也許已經(jīng)知道這些，但是作為溫馨提示…。’”

17、為時已晚

如果會議期間發(fā)生了最糟糕的事情——參會者死亡，亞歷山大說，酒店應(yīng)當“立即保護現(xiàn)場，直到緊急醫(yī)療救護和消防人員趕到。”亞歷山大說，應(yīng)當通知會議策劃者，然后策劃者通知他所在的公司，因為每個公司處理這類事情的方法和流程不同。

伍方會議服務(wù)建議策劃者應(yīng)當從參會者那里收集緊急情況時的聯(lián)系人信息，如果這一工作提前做了，那么公司辦公室可以從人力資源部的緊急聯(lián)系信息檔案中查找到聯(lián)系方式。亞歷山大在這個行業(yè)中干了30多年，一共經(jīng)歷了4起亡事故，盡管發(fā)生幾率非常少，但顯然是需要“有所準備”的事情。根據(jù)《會議資訊》做的相關(guān)調(diào)研，策劃者中制定詳細的應(yīng)急計劃且收集緊急聯(lián)系人信息的策劃者人數(shù)不到三分之一。